Под конференцией обычно понимают любое собрание людей под одной крышей с выступлениями перед микрофоном и обсуждением каких-то конкретных вопросов. У каждой конференции есть своя программа (план действий), списки выступающих и приглашенных. Конференции проводятся в разных форматах, поскольку не существует никаких жестких ограничений и стандартов.

Как организатор вы сами решаете, сколько людей пригласить, будут ли общие кофе-брейки, смогут ли посетители задавать вопросы из зала и т. п. Для каждого подобного мероприятия существует свое определение, которое лучше всего описывает то, что будет происходить и каким образом: конгресс, семинар, симпозиум, съезд, форум, круглый стол.

Юрий Башмет организовал международный фестиваль камерных оркестров мира. Андрей Егоров и Мария Привалова – конференцию TEDx Moscow. Николай Мрочковский – Инфоконференцию. Анастасия Mass, Павел Масленников и Ирина Микрюкова – онлайн-симпозиум «Секреты красоты и стиля».

Вы можете организовать свою отраслевую конференцию, как создатель проекта «ФотоТеатр» Евгений Мишталь. Фотоспектакли, которые он ставит в трех развлекательных центрах Хабаровска, принесли ему известность в среде и клиентов, и профессионалов. Популярности Евгения также способствует организация Дальневосточного фотофорума, ежегодно собирающего более 150 профессиональных фотографов.

Иногда конференции проводятся в очень необычных форматах. В 2014 году российский предприниматель Дмитрий Волков собрал в одной лодке (в буквальном смысле) известных мыслителей и ученых на конференцию «Проблемы сознания и свободы воли в аналитической философии». Пока парусная лодка ходила вдоль берегов Гренландии, самые выдающиеся умы человечества успели обсудить все заявленные темы.

Тщательно подобрав формат мероприятия, вы можете привлечь к нему больше внимания, если оно будет отличаться от обычных конференций, которых сейчас очень много. Для разнообразия предложите целевой аудитории симпозиум, круглый стол или форум.

Думайте о своей цели, предложив участникам что-то интересное и полезное. Обмен информацией не обязательно должен быть основной целью и смыслом мероприятия. Многие люди посещают конференции (а также мастер-классы, тренинги, семинары), чтобы интересно провести время, завести новые знакомства и пообщаться с коллегами из других регионов.

Конференция может проходить как в закрытом режиме (например, только для сотрудников компании), так и в открытом (то есть быть доступной для всех желающих). Крупные компании постоянно проводят закрытые конференции, куда приглашают своих многочисленных сотрудников, партнеров и клиентов. Такие встречи позволяют бренду наладить более тесные связи со всеми людьми, которые имеют к нему непосредственное отношение.

Открытые конференции дают больше возможностей для раскрутки и рекламы организатора. На их посещение может подать заявку кто угодно, соответственно, и рекламироваться такая конференция будет во многих местах. К тому же на большой открытой конференции можно заработать деньги, сделав участие платным и получив доход от рекламы. Как организатор вы можете одновременно быть ведущим, чтобы больше быть на виду и запомниться целевой аудитории.

Для успеха конференции недостаточно просто объявить о ней или пригласить в качестве спикеров случайных людей. Она пройдет тем успешнее, чем больше знаменитых людей выступят на сцене, поэтому вашей основной задачей будет их поиск. Найдите хотя бы одну звезду, которая согласится приехать к вам на конференцию, и на ее свет полетят остальные участники.

С самого начала привяжите проведение конференции к себе, чтобы ее успех ассоциировался только с вами. Информация, представленная на профессиональной конференции, распространяется среди специалистов отрасли, соответственно, чем интересней и ценней будет эта информация, тем больше в СМИ и блогах напишут как о самом мероприятии, так и о вас. Если вы впервые планируете конференцию, обратитесь за помощью в специализированную компанию, которая сделает львиную долю организационной работы. Вы получите помощь практически в любом вопросе, начиная от поиска зала и заканчивая сопровождением спикеров до сцены с вручением им исправно работающих микрофонов.