Типичный офисный сотрудник в Америке выполняет свои непосредственные обязанности только 90 минут из всего рабочего времени.

В остальное же время он, в основном, отвлекается на чтение новостей, веб-серфинг, общение с коллегами, перекусы, кофе, перекладывание бумаг из одной стопки в другую, обработку ненужных электронных писем, бесполезное выжидание, игры и мечты.

Более того, американские офисные сотрудники считаются одними из самых продуктивных в мире. Во многих других странах на непосредственное выполнение своих обязанностей тратится еще меньше времени.

Даже несмотря на огромные инвестиции в тайм-менеджмент и тренинги по повышению производительности труда, проводимые многими компаниями, эта статистика почти не изменилась за прошедшие десятилетия. Современным офисным сотрудникам знакомы не только новые технологии, которые могут повысить их производительность, но и новые соблазны, способные отвлечь от работы.

Главная проблема заключается в том, что мы до сих пор используем модель из индустриальной эпохи, когда речь заходит о производительности труда современных специалистов, решающих интеллектуальные задачи. Считать отработанные часы имеет смысл только тогда, когда производительность каждого часа хотя бы примерно одинакова. Этот метод подходит для тех, кто выполняет однообразную и повторяющуюся работу, но только не для работников умственного труда.

Какова разница для работника умственного труда между часом пиковой производительности и часом низкой производительности? Так вот, этот пиковый час может быть в 10 раз продуктивнее, если говорить об объеме выполненной работы и полученных результатах.

Какой тогда смысл тратить время в офисе, если обычно вы задействуете менее 20 % от своего потенциала? Почему бы просто не поработать 90 минут, а затем пойти домой и остаться там на весь оставшийся день?

А что если бы вы могли сделать всю работу, рассчитанную на день, всего за 90 минут? Как бы выглядел этот период времени?

Вот несколько рекомендаций, как провести эти 90 минут продуктивно (назовем их блоками фокусировки).

Вместо того чтобы хвататься за все подряд, выберите себе одно занятие и сосредоточьтесь именно на нем. Таким образом, мозг будет работать в определенном направлении, что повысит эффективность вашей работы. Это может быть проект, которым вы занимаетесь в данный момент; разбор корреспонденции или все то, что заставляет ваш мозг работать только в одном направлении, не отвлекаясь на посторонние дела.

Относитесь к блоку фокусировки как к рывку на финишной прямой. Но где проходит эта финишная прямая? Как она выглядит? Обладая четкой целью, до которой всего 90 минут «бега», вы сможете быстрее сосредоточиться. Не переживайте, если будете пересекать финишную прямую лишь иногда. Она нужна для того, чтобы помочь вам сосредоточиться на работе, поэтому стремитесь к ней, но поймите – вы не всегда сможете достичь ее. Вот несколько примеров:

• Написать и опубликовать новую запись в блоге.

• Обрабатывать входящую почту до тех пор, пока ящик не окажется пустым.

• Спланировать и составить график блоков фокусировки на предстоящую неделю.

Перечислите действия, которые нужно совершить в течение 90 минут. Иногда это действительно необходимо, а иногда, если действия уже определены, подобный список необязателен. Я не стану перечислять действия, которые необходимо совершить для того, чтобы написать новую статью, поскольку я не новичок в этом деле, но, берясь за новый проект, я обязательно составляю список того, что мне нужно предпринять, чтобы облегчить свою работу. Вот несколько примеров:

Удалить сперва весь спам и разобрать почту с входящими письмами.

Заняться теми сообщениями, на обработку которых уйдет меньше двух минут на каждое.

Отсортировать и разложить длинные сообщения в соответствии с тем, как я буду отвечать на них.

Ответить на самые важные из длинных сообщений в течение 90 минут. Осознать и примириться с тем фактом, что не стоит тратить свое время, отвечая на остальные письма, и просто заархивировать их, чтобы очистить папку с входящими.

Сделайте все от вас зависящее, чтобы убедиться в том, что вас ни при каких обстоятельствах не будут отвлекать в течение работы с блоком фокусировки. Если потребуется, предупредите всех заранее, что вы будете недоступны следующие 90 минут – пусть побеспокоят вас позже. По возможности заприте дверь. Если все же вы не можете гарантировать того, что вас не будут отвлекать в нынешней рабочей среде, то займитесь своим блоком фокусировки где-то в другом месте. Вы сможете сделать намного больше и сфокусировать свое внимание намного лучше, если будете знать наверняка, что вас не отвлекут от рабочего процесса.

Думайте быстро. Двигайтесь быстро. Работайте быстро. Если вы поймали себя на том, что делаете все медленно – ускорьтесь! Представьте, что вы участвуете в гонках, и вам нужно держать высокий темп на протяжении 90 минут. И только после этого вы можете передохнуть. Чем больше будет подобных «гонок», тем проще вам будет «бежать».

В течение вашего блока фокусировки вы должны выполнять только ту работу, которую наметили ранее, и ничего больше. Выключите свой мобильник. Выключите любые напоминания, которые могут отвлечь вас. Отключите компьютер от интернета, если он вам не понадобится. Не проверяйте почту в течение этого времени. Не пейте кофе и не перекусывайте. Пользуйтесь туалетом только в том случае, если он вам крайне необходим.

Я думаю, суть вы уловили.

Многие люди проводят свои рабочие дни в бесконечной «серой зоне». Именно поэтому на работу в 90 минут им требуются целых 7 или 8 часов. Они делают все медленно и крайне неэффективно. Их рабочее время перегружено кофе-брейками. Такие работники долго запрягают и быстро сдуваются. Большую часть времени они работают лишь наполовину.

Вместо того чтобы день изо дня бежать марафон под названием «серая зона», делайте перебежки между работой и полноценным отдыхом. Это будет намного эффективнее, даже если по времени работать вы будете вдвое меньше.

Не бросайтесь от одного блока фокусировки к другому. Покончив с одним из них, отпразднуйте свой маленький успех. А затем определите, на каком уровне вы сейчас находитесь. Почувствуйте свою энергию и посмотрите на свои ощущения.

Если вы все еще чувствуете себя полным сил и энергии, то небольшого перерыва в работе будет вполне достаточно. Отвлекитесь от работы на 5–10 минут, потянитесь, сходите в туалет, перекусите фруктами. А потом смело ныряйте с головой в следующий блок фокусировки.

Если вы устали, то лучше перекусите и/или вздремните.

Если вам хочется размяться, погуляйте или сделайте зарядку.

Если вы понимаете, что вам нужно восстановить душевные силы, то потратьте некоторое время на медитацию, общение с коллегами или чтение вдохновляющей книги.

Насколько большим должен быть перерыв в работе? Пусть он будет таким, каким он нужен вам, чтобы приготовиться к следующему периоду сосредоточенной работы. Порой может потребоваться всего несколько минут. А порой лучше сделать перерыв на пару часов, особенно если предыдущий блок выжал из вас все соки. После каждого блока старайтесь пополнять заряд своей энергии, чтобы быть готовым к следующему рывку.

Изо всех сил старайтесь не загружать свои перерывы в работе задачами из области «серой зоны» (к примеру, разбором писем), поскольку, вероятнее всего, они высосут из вас всю энергию. Я советую группировать небольшие задачи в свои собственные блоки фокусировки (включая электронную почту). Если мы говорим просто о быстрой проверке почты, которая займет одну минуту, то это, возможно, не так страшно, однако не стоит просматривать почту во время работы с блоком, если только она не играет важную роль в его завершении.

За один суперпродуктивный день вы сможете закончить пять или шесть блоков, что равносильно недельной работе.

Если говорить об одном из самых продуктивных периодов моей жизни, а именно разработке компьютерных игр по договору, то мой график выглядел так: я работал с 9 утра и до полудня, затем делал часовой перерыв на обед, а потом продолжал свою работу с часа дня и до 5–6 часов вечера. Но я разбивал всю работу на короткие блоки фокусировки с максимальной концентрацией сил и внимания.

В начале каждого дня я определял рубеж, к которому стремился сегодня, к примеру, короткий список новых свойств, необходимых к добавлению. Затем я составлял список действий в своем рабочем журнале (обычный блокнот на «пружинках»). Иногда я даже не утруждал себя составлением подобного списка, особенно когда действия казались мне очевидными. Потом программировал то, что было записано в блокноте. И наконец, я компилировал программное обеспечение, тестировал программу, исправлял ошибки и отлаживал реализацию до тех пор, пока не был ею доволен. Как правило, на покорение рубежа у меня уходило 45–90 минут.

Поскольку я программировал компьютерные игры, то тестировать программу значило для меня играть в нее, так я мог проверить новые детали или свойства, а также геймплей в целом. На самом деле, в этот период тестирования мой мозг отдыхал от алгоритмов и написания кода.

Заканчивая подобный цикл, я испытывал удовлетворение. Потом я мог быстро размяться, после чего брался за новый список и повторял весь алгоритм сначала.

За утро я завершал примерно три таких цикла. К полудню добавлялось еще несколько. В то время мои проекты, связанные с компьютерными играми, шли вперед семимильными шагами. Каждый день я добавлял множество деталей и благодаря этому мог создать прототип новой компьютерной игры всего за несколько дней. А с теми инструментами, которые есть сегодня, моя тогдашняя работа могла бы идти еще быстрее.

Каждый день во время обеда я делал полноценный перерыв, чтобы восстановить силы и дать отдохнуть уставшему мозгу. С коллегами я ел очень редко. Обычно я просто брал ланч-бокс с собой и уходил из офиса, чтобы перекусить в одиночку. Я ехал в ближайший парк, садился на траву и, прислонившись к дереву спиной, ел один и в тишине. Я отпускал мысли о работе и просто отдыхал. Подкрепившись, я ложился на траву и дремал около 20 минут или же смотрел на небо, полностью отключившись. Я наслаждался легким ветерком и слушал пение птиц. Те клетки мозга, которые были нужны мне для программирования, получали в тот момент полноценный отдых. Затем я шел обратно к машине, возвращался к работе и «выстреливал» еще несколькими новыми циклами перед тем, как завершить свой рабочий день.

Если вы не привыкли к такому рабочему режиму, где блоки фокусировки чередуются с периодами отдыха, то вам потребуется какое-то время, чтобы применить этот метод на практике и привыкнуть к нему. Уверен, он вам действительно понравится. Сделать всю работу, рассчитанную на день, за 90 минут – это не только эффективность, но еще и мотивация, и заряд энергии.

Как правило, циклы продолжительностью примерно 90 минут идеальны для того, чтобы ускорить свою работу. Но, возможно, вам больше подойдут циклы по 45 или 60 минут. Вы узнаете также, что для каждого типа работы существует свой определенный цикл. Иногда я могу заниматься одним и тем же на протяжении 2–5 часов (или даже больше), если не чувствую усталости, особенно когда пишу новую статью.

Некоторым нравятся запланированные блоки фокусировки и запланированные перерывы в работе, то есть каждый такой период имеет свою заданную продолжительность. Такие люди являются сторонниками того, что начинать и заканчивать нужно в определенное время. Очевидно, что одинаковые циклы помогают нашему мозгу оптимизировать работу.

Например, расписание ваших блоков фокусировки может выглядеть следующим образом: 5:30–7:00, 8:00–9:30, 10:30–12:00, 13:00–14:30 и 15:30–17:00 – таким образом, у вас будет пять 90-минутных блоков фокусировки с часовыми перерывами между каждым из них. Такой день можно было бы смело назвать суперпродуктивным, потому что вы сумеете выполнить столько работы за день, сколько выполняет типичный офисный сотрудник в Америке за всю неделю, но при этом вы проработаете всего 7,5 часов.

Другие люди предпочитают прислушиваться к своему организму и принимать то или иное решение в зависимости от своего уровня энергии, который определяет как продолжительность блока фокусировки, так и периода отдыха. Именно так я и работаю большую часть времени.

Довольно скромный, но, тем не менее, высокопродуктивный день может содержать в себе три блока фокусировки. Благодаря этому вы сумеете выполнить огромный объем работы. Многие успешные творческие люди работают только 3–5 часов в день, но делают это с большой концентрацией внимания и не отвлекаясь на посторонние дела.

Не поддавайтесь распространенному мнению, будто работая 8 часов в день, вы сможете сделать очень многое. Возможно, это утверждение справедливо для физического труда или повторяющейся работы, но совершенно неверно для тех, кто связан с умственным трудом, и для творческих людей. Многим нравится действовать нахрапом и достигать великолепных результатов, работая короткими периодами, наполненными энергией, мотивацией и драйвом. Попробуйте такой подход и тогда вы, возможно, больше никогда уже не вернетесь к «серой зоне», состоящей из длинных и неэффективных рабочих дней.