Долой бумажный хаос!

Простота — эта высшая форма сложности.

Леонардо да Винчи

Каждый день в нашем доме появляются счета, информационные письма, брошюры, каталоги, открытки, деловая почта, приглашения и новые рисунки наших детей — и этот список можно продолжать бесконечно. Что же делать со всем этим, особенно сейчас, когда вы навели порядок в кухне и хотели бы, чтобы кухонные столы и дальше оставались чистыми? В вашем домашнем офисе — под офисом я подразумеваю любое специально отведенное место, где вы занимаетесь финансовым и организационным аспектами вашей жизни, — должны быть функционирующая файловая система или легко доступное хранилище тех бумаг, которые вы активно используете в жизни. Хотите узнать, оплатили ли вы счет, ответили ли на приглашение на свадьбу друзей? Когда у вас будет система, вы сможете найти ответ на любой из этих вопросов меньше чем за минуту.

Ваше первое задание на скорую руку — создать то, что я называю файлами действий. Эти файлы помогут вам освоить основы файловой системы. Начиная с этой минуты все появляющиеся у вас бумаги обретут свой дом. Все, что вам придется делать, это задавать себе вопросы о том, какое значение они имеют для вас. Где бы ни оказались эти бумаги — в мусоре, корзине для бумаг или папке, они больше не будут скапливаться на кухонных столах, письменном столе или на полу.

Большинство людей хранят слишком много бумаг из-за того, что боятся выбросить что-то важное. На самом деле вам помогут простые рекомендации. Спросите у своего налогового консультанта. Как насчет бумаг, имеющих отношение к недвижимости? Обратитесь за советом к своему агенту по недвижимости или адвокату. Вы всегда найдете человека, который обладает нужной информацией. Хранить все «просто на всякий случай» — это неправильный подход. Когда вы очистите свое рабочее пространство от ненужных бумаг, то сможете яснее мыслить и выполнять свою работу в домашнем офисе максимально эффективно.

Ваш новый ритуал обращения с бумагами

Процесс анализа бумаг должен быть превращен в ритуал, чтобы в тот момент, когда придет новая почта, ваш дом не оказался «открытым для всех». Кроме того, благодаря такому ритуалу ваши дети могут научиться у вас тому, как нужно разбираться с почтой, своевременно оплачивать счета и создавать файловую систему — а это ценный набор жизненных навыков. Если дети видят, что разборка почты и решение финансовых вопросов постоянно выводят вас из себя, они будут реагировать точно так же. Ваше поведение несет в себе подсознательное сообщение: «Бумаги — это нечто ужасное, с чем очень сложно справиться». Если у вашего ребенка проблемы с выполнением домашних заданий и ему сложно довести до конца любое дело, спросите себя, не следует ли он той модели, которая существует в доме. Несколько простых шагов могут все упростить!

1. Складывайте почту и все другие важные бумаги в специально отведенный для этого контейнер.

2. Занимайтесь сложенными в контейнер бумагами каждый день в одно и то же время.

3. Разберите почту, по максимуму удалив из пачки все ненужное.

4. Поместите все бумаги, которые требуют вашего внимания, в соответствующий файл действий.

5. При необходимости внести нужную вам информацию в свой ежедневник.

Полезная покупка: короб для почты

Вы обязательно захотите иметь контейнер, в который всегда можно положить вашу почту и другие бумаги. Для этих целей идеально подходят короба, предназначенные для хранения газет, которые имеют соответствующий размер и большое плоское дно, что позволяет аккуратно складывать бумаги, которые нельзя перегибать (такие как детские рисунки или важные официальные документы). Я пользуюсь коробом, который сделан из бамбука и имеет размеры 42,8 × 32,7 × 12,8 см. Если хотите, можете положить в короб нож для вскрытия писем, чтобы он всегда было под рукой.

Первый этап: кладите почту в определенное место

Когда вы заходите в дом c почтой в руках, то, скорее всего, выполняете какой-нибудь ритуал, пусть даже и неосознанно. Однако несмотря на этот ритуал ваша почта разбросана по всей кухне, теряется или просто бесследно пропадает в той куче бумаг, которая уже возвышается на столе. Появление всего одного короба для размещения бумаг способно изменить ситуацию. Мы учимся через повторение, поэтому если вам потребуется неделя или около того, чтобы приобрести привычку складывать почту в короб, проявите терпение. Сколько бы раз вы ни забывали это делать, начинайте все сначала, пока у вас не получится выполнять это действие в течение 21 дня без перерыва. После этого вам не придется думать об этом задании, так как вы выработаете соответствующую привычку.

Второй этап: назначьте время для разбора почты

Определите время, в которое вы каждый день будете разбирать поступившую почту, и не отступайте от расписания. Некоторым нравится сортировать почту сразу же после того, как они войдут в дом. Другие предпочитают отложить это занятие на вечер. Неважно, какое время вы выберете, главное — свято его соблюдать. Другими словами, превратите разбор почты в привычку.

Третий этап: сортируйте и выбрасывайте

Первое, что вы должны сделать — это избавиться от стопки писем, возвышающейся на вашем кухонном столе. После того как вы научитесь сортировать почту и выбрасывать все ненужное, вы сможете это делать не только быстро, но и безжалостно. Тогда вы поймете, что восемь минут — это слишком щедро для такого задания. Тем не менее формирование этого навыка требует времени, так что для начала не торопитесь и не проявляйте излишнюю решительность. Просмотрите письма и отберите «макулатурную» почту, относящуюся к той категории, от которой следует избавляться в первую очередь. (Я разрезаю на мелкие кусочки все письма, на которых есть мое имя и адрес, а остальные просто выбрасываю.)

Затем разделите почту на общие категории, такие как счета, деловая и личная переписка. Сложите в отдельную стопку каталоги, журналы и рекламные брошюры, которые вам интересны, чтобы разобраться с ними позже. Вскройте все письма и выбросите конверты и любые рекламные объявления — все неинформативные бумаги. После того как вы избавитесь от лишнего, вид заметно уменьшившейся стопки подарит вам чувство того, что вы управляете ситуацией.

Четвертый этап: разложите почту по файлам

Теперь, когда вы закончили сортировку писем, пришло время разложить их по соответствующим файлам действий. Возьмите несколько бумажных папок (или купите цветные папки или разноцветные файлы, если считаете, что это сделает выполнение данного задания более привлекательным для вас). Затем промаркируйте файлы, присвоив каждому название того действия, которое соответствует вашим потребностям. Машинка для печати ярлыков поможет вам снабдить все файлы ясными и легкими для чтения наклейками, но вы также можете написать их названия от руки.

Вот наиболее типичные названия файлов:

 Незавершенные дела

 Позвонить

 Сделать

 Подать документы

 Оплатить

 Прочитать

Возможно, вы захотите доработать этот список в соответствии с вашими потребностями. Например, некоторые люди разделяют файл «Сделать» на две части: то, что требует определенных действий, и то, что можно решить с помощью телефонного звонка. Если вам нужен такой тип организации, я предлагаю создать следующие файлы:

 Счета

 Рассмотреть

 Позвонить

 Сделать

 Подать документы

 Оплатить

 Прочитать

Я не использую отдельные файлы «Сделать» и «Позвонить», однако я разделяю файл «Сделать» на две части — «Сделать: срочно» и «Сделать: второстепенно», — исходя из срочности, приоритетности или степени значимости этих дел. Соответственно, мои файлы делятся на:

 Счета

 Рассмотреть

 Сделать: срочно

 Сделать: второстепенно

 Подать документы

 Прочитать

Ключ к успеху — это простая папка-регистратор. Положите свои файлы действий в переднюю часть шкафчика для хранения документов, картотечный ящик письменного стола или недорогую переносную картотечную коробку. Позже, когда вы будете готовы заняться бумагами, все нужные материалы будут ждать вас там.

Между прочим, я часто встречаю клиентов, которые кладут бумаги прямо в подвесную папку. Эта система крайне неэффективна — каждый раз, когда вам нужно найти какой-то документ, приходится заново сортировать всю пачку. Вместо этого кладите похожие бумаги в папку-регистратор, а ее — в подвесную папку. Я храню все свои файлы действий в алфавитном порядке в твердой подвесной папке с шириной дна 5 см.

Пятый этап: заносите вопросы, требующие решения, в свой ежедневник

Как вы видите, эта система будет «поглощать» вашу почту и превращать кучу бумаг в набор отдельных сегментов, предусматривающих совершение определенных действий. Старайтесь сразу же разбираться с максимальным количеством новой информации, чтобы сделать планируемую работу менее пугающей. (Ведь вместе с почтой обычно появляются новые задачи, не так ли?)

Если у ребенка болит живот, муж простудился или вы настолько устали, что с трудом сидите на стуле, просто положите новые бумаги в файлы действий. Однако идеальный вариант — это наметить конкретное время, в которое вы каждый день будете заниматься этим файлами. Вы можете отступать от этого времени в случае внеплановых семейных дел, но если такие дела возникают каждый день именно в то время, которое вы определили для работы с бумагами, вам нужно преодолеть связанный с этим подспудный страх. Такая привычка даст вам контроль над вашей почтой, а самое главное, над организационным аспектом вашей жизни.

Когда вы смотрите в свой личный ежедневник, то видите моментальный снимок своей жизни. Не имея его, будете совершать импульсивные поступки, откладывать важные дела или избегать их. Однако вы должны решить, какой тип ежедневника подходит лично вам. Вне зависимости от того, будет ли он существовать в бумажном или электронном виде, он станет вашим новым лучшим другом. Ведение ежедневника относится к числу навыков, которыми должен владеть организованный человек, — на самом деле, настолько важных, что я посвятила ему раздел «Полезная привычка», представленный в этой главе.

Полезная привычка

Один из наиболее действенных инструментов в вашем организационном арсенале — это ежедневник, однако его эффективность определяется тем, насколько активно и регулярно вы его используете. Каждое утро открывайте свой ежедневник, чтобы посмотреть, что вам предстоит сделать в течение дня. Затем не забудьте заглянуть в него перед тем как отправитесь спать или когда будете заниматься сортировкой писем. Мне нравятся ежедневники-планировщики, в которых на развороте отображен весь месяц, что позволяет мне также оценивать то, как мои дела распределены по времени. Не слишком ли много дел я запланировала на день, или, может быть, подарила себе незаслуженный выходной? Сбалансированы ли рабочие задания с периодами отдыха?

После того как вы рассортируете письма, отметьте в ежедневнике предстоящие важные дни, дела и встречи. Таким образом, ничто не останется без вашего внимания. Если вы еще не решили, какой тип ежедневника подходит вам лучше всего, сходите в местный магазин канцелярских товаров и изучите имеющийся у них ассортимент. Спросите у друзей и коллег, какие ежедневники они считают самыми удобными, но обращайтесь с этим вопросом только к организованным людям! И не обходите вниманием ежедневники, которые есть в вашем смартфоне, программе Outlook или календаре Google. Каждый из них имеет свои особенности и преимущества. Принимайте решение о выборе ежедневника, ориентируясь на количество людей, присутствующих в вашей жизни, и сложность вашего жизненного расписания.

Расширенный арсенал

Вы должны четко контролировать оплату ваших счетов, потому что четкие и регулярные платежи, например по кредитам, влияют на вашу кредитную историю. Документы об осуществлении платежей пригодятся вам, если вы захотите купить дом, машину или рефинансировать свой кредит.

Упражнение «Свежий взгляд»: домашний офис

Когда речь заходит о домашнем офисе, то чаще всего я слышу от своих клиентов такую жалобу: «Не знаю почему, но мне не нравится работать в моем офисе. У меня там есть письменный стол и шкаф, но я никогда туда не захожу». Когда же я захожу в эту комнату, то мгновенно понимаю, что сводит на нет все усилия моего клиента, связанные с оплатой счетов и работой с документами: у этого помещения нет четкого предназначения. Как правило, оно выполняет сразу две функции, такие как домашний офис и комната для гостей, тренажерный зал или мастерская. Именно так и происходит с вашим домашним офисом? Или ваш офис еще меньше и представляет собой укромный уголок на кухне? Вы должны продумывать планировку вашего домашнего офиса вне зависимости от того, в каком помещении он располагается.

Потратьте восемь минут на то, чтобы спокойно осмотреть комнату. Что вы видите? Если ваш офис одновременно выполняет функцию гостевой спальни, не слишком ли много места занимает в нем кровать? Может быть, шкаф настолько заполнен вещами, что у вас нет места для хранения канцелярских принадлежностей? Не нужно ли поставить в комнату книжный шкаф или навести порядок в том, который в ней уже есть? Может быть, стоящий в комнате книжный шкаф слишком большой или, наоборот, слишком маленький? Если вы используете домашний офис для занятий своим хобби, не разложены ли нужные для этого вещи на всех доступных поверхностях?

Очень часто многофункциональную комнату обставляют наспех, серьезно над этим не задумываясь или практически ничего не планируя. Теперь, когда вам стали понятны все причины, по которым вы не используете эту комнату, начинайте разрабатывать план ее преображения.

Иногда упражнение «свежий взгляд» позволяет обнаружить какое-либо изменение в динамике жизни семьи. Например, эта огромная кровать вам больше не нужна, потому что ваши родители теперь живут отдельно. Возможно, вам больше подойдет раскладной диван, который можно разложить для гостя, оставшегося у вас на ночь.

Устроена ли комната таким образом, чтобы активизировать вашу способность ясно мыслить? Достаточно ли хорошо она освещена? Может быть, письменный стол, которым вы пользуетесь, слишком большой или слишком маленький? Не слишком ли много здесь комнатных растений, или, наоборот, не мешало бы поставить в ней немного цветов? Сделайте несколько записей и подумайте над тем, что нужно, чтобы сделать эту комнату удобной.

Скоростная уборка: домашний офис

Теперь, когда вы взглянули на свой домашний офис свежим взглядом и составили список необходимых изменений, пришло время для скоростной уборки. Это упражнение — точная копия того, которое мы выполняли, наводя порядок на кухне, потому что, так же как и там, у большинства людей эта комната завалена горами бумаг. Наша цель — избавить ее от ненужной макулатуры, чтобы вы могли ясно мыслить и выполнять свою работу максимально эффективно. Вы не должны отказываться от использования этой комнаты в течение следующих шести месяцев, пока будете постепенно проводить ее преобразование. Потратив восемь минут на выполнение этого упражнения, вы расчистите себе пространство для работы.

Внимательно осмотрите комнату в поисках следующих вещей:

 рекламные брошюры и объявления с истекшим сроком действия;

 каталоги, хранящиеся больше одного месяца;

 газеты, хранящиеся больше одного дня;

 журналы, хранящиеся больше 1–2 месяцев;

 информационные письма, хранящиеся больше 1–2 месяцев;

 приглашения на мероприятия, которые уже состоялись.

Поверьте мне, что в случае с большинством из этих пунктов вы так или иначе получите любую нужную вам информацию или сможете найти ее в Интернете.

Сделайте глубокий вдох и напомните себе, что путь к успеху предполагает совершение одного шага за один раз. Когда вы закончите выполнение этого упражнения, у вас будут файлы действий, чистое место для работы и, если это необходимо, план преобразования просто комнаты в функциональный офис. Однако ключ к достижению успеха — это файлы. Ничто не помешает вам выполнять колоссальную работу, даже если единственным местом, где вы сможете заняться своими бумагами, будет стол в гостиной, которым вы сможете пользоваться двадцать минут в день, или офисный уголок на кухне.

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг

Задания на скорую руку

Наведение порядка в бумагах пугает большинство из моих клиентов. Предлагаемые в этой главе задания на скорую руку помогут вам обрести контроль над вашим миром бумаг, в особенности теперь, когда вы уже расчистили часть завалов и критически оценили ситуацию.

Пользуйтесь прямым переводом средств на счет

Вы работаете на нескольких работодателей и получаете зарплату в виде гонораров? Избавьте себя от походов за ними, организовав прямой перевод денег на ваш личный счет. Для этого вам будет достаточно сделать один телефонный звонок работодателю и договориться о встрече для заполнения необходимых форм — не забудьте взять номер вашего счета и реквизиты банка. Если ваша компания и банк согласны отправлять вам уведомления о начислении заработной платы через Интернет, оформите подключение услуги; обязательно создайте онлайн-папку для хранения этих уведомлений.

Создайте папку «Незавершенные дела»

Я рекомендую своим клиентам проверять папку «Сделать» ежедневно. Но как быть, если вы что-то сделали, но результата ваших действий придется подождать, как в случае оплаты расходов на лечение? Вместо того чтобы смотреть на эти документы каждый день, положите его в файл «Незавершенные дела» и просматривайте его раз в неделю, чтобы понять, не нужно ли предпринять какие-либо дополнительные действия. Вы добавили файл «Незавершенные дела» к другим файлам действий? Сделайте это прямо сейчас.

Будьте здоровы!

Теперь самое время внести в ваш ежедневник напоминание о том, что вы должны записать себя и всех членов семьи на прием к разным врачам для прохождения ежегодного медицинского обследования и профилактических прививок для школы или путешествия, а также посещения стоматолога. Кстати, как давно вы водили своих домашних питомцев в ветеринарную клинику? Для того чтобы не звонить по телефону часами, делайте несколько звонков в день.

Не бойтесь резать бумагу

У многих моих клиентов есть измельчитель для бумаг, но помимо этого у них есть самые разные «заскоки», связанные с его использованием. Они или измельчают все что можно (что отнимает массу времени), или не измельчают почти ничего, накапливая бумаги до тех пор, пока они не образуют устрашающую груду. Почему бы не взять сегодняшнюю почту и не попрактиковаться несколько минут? Вы должны измельчать документы, на которых указано ваше имя, адрес и номер страхового свидетельства, номера банковских счетов или девичья фамилия вашей матери. Не нужно разрезать все страницы предложения банковской карты, достаточно измельчить форму заявления, на которой напечатано ваше имя и адрес. Разрезайте конверты, которые адресованы вам, но можете выбрасывать конверты, на которых указан только обратный адрес. Думаю, вы все поняли. Не забывайте о том, что некоторые измельчители не справляются с канцелярскими скрепками и скобками. (Выбирайте модели с поперечным резаком, потому что бумагу, разрезанную на полоски, можно восстановить. Хороший измельчитель бумаги — это ваша первая линия обороны в войне с хищением персональных данных.)

Объедините всю семью

Купите большой календарь и повесьте его за дверью в кухню или гостиную. Занесите в него условленные встречи, а также даты и время приема у врачей всех членов семьи, чтобы не дублировать записи. В экстренном случае вы также сможете узнать, где в данный момент находится каждый из ваших близких. Если у вас дети уже взрослые и пользуются смартфонами, используйте общий ежедневник, например, в Google. С его помощью вы даже можете держать в курсе ваших дел тетей, дядей, близких друзей семьи, а также бабушек и дедушек.

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг

Базовые задания

В любом доме можно найти множество источников возникновения хаоса, связанных с бумагами. Давайте продолжим их искоренение, включая эти отвратительные платежные квитанции и вездесущие справки об уплате налогов за прошедшие годы, которые заполняют каждый дом.

Упростите свои банковские операции

Если у вас есть компьютер, то вам следует научиться пользоваться своим текущим банковским счетом и счетами кредитных карт с помощью Интернета. После того как вы получите электронный доступ к этим счетам, вы сможете осуществлять платежи и проверять баланс мгновенно. Совершайте платежи с помощью интернет-банкинга, и вы спасете одно дерево — а также сократите число бумажных завалов в доме. Готова поспорить, что вы никогда не думали о том, сколько существует самых разных способов, которые помогут вам спасать деревья и избавляться от лишних бумаг.

Найдите новый дом для справок об уплате налогов

У вас есть секретер с четырьмя ящиками, но он забит копиями налоговых документов на тот случай, если они вдруг понадобятся? Определенные справки действительно нужно хранить в течение длительного периода времени, однако лучшее место для их хранения — это коробки, которые вы можете разместить в задней части шкафа, где лежат канцелярские принадлежности. Ваш секретер нужен, чтобы вы могли в любую минуту получить доступ к текущей информации.

Прежде всего отделите актуальные счета и налоговые декларации от копий, которые хранятся «на всякий случай». (С течением времени вы сможете измельчить эти копии и выбросить. Не нужно хранить их вечно.) Если у вас есть возможность, храните финансовые документы в огнеупорной металлической коробке. Сложите копии документов в картонную коробку, наклейте на нее соответствующую этикетку, а затем найдите место, которое подходит для ее длительного хранения. Если вы живете в собственном доме, то можете установить в гараже металлический шкаф с четырьмя ящиками, предназначенный только для счетов и всего остального, что вы захотите включить в свой архив (например, проекты реконструкции дома и рабочие проекты). Убедитесь, что шкаф закрывается на замок, и определите место, где будет лежать ключ.

Приведите в порядок свой портфель

Вам вовсе не нужно прекращать пользоваться портфелем, сумкой для ноутбука или сумкой-тоут2 для работы, но я хочу, чтобы вы потратили восемь минут на то, чтобы навести в них порядок. Постарайтесь убедить себя, что портфель или сумка — это не контейнер для ланча, не мусорная корзина, не секретер и не магазин канцелярских товаров. Когда я навожу порядок в портфелях моих клиентов, то, как правило, все заканчивается тем, что на столе оказывается целая стопка вещей, которые должны лежать совсем в другом месте, например:

 жевательная резинка с давно истекшим сроком годности, шоколадные батончики, чайные пакетики и порционные упаковки из кафе с кетчупом или сахаром;

 бумаги, относящиеся к проектам, которые давно закончены или закрыты;

 канцелярские принадлежности, которых с избытком хватило бы для работы целой команды топ-менеджеров;

 рекламные сувениры, раздаваемые на конференциях, которыми никто и никогда не воспользуется.

Заведите привычку регулярно наводить порядок в своем портфеле. Никто не знает, когда один из этих пакетиков с кетчупом порвется и испортит один из важных документов! Не стоит рисковать.

Проверьте свои канцелярские принадлежности

Вряд ли вы хотите, чтобы в разгар какого-либо дела обнаружилось, что вам нужна скрепка или маркер. Хранятся ли ваши запасы канцелярских товаров под рукой? Потратьте минуту времени на то, чтобы посмотреть, не нужно ли добавить в список покупок такие важные вещи, как офисная бумага, бумага для факса и картриджи для принтера.

Однако не стоит увлекаться. Когда вы покупаете избыточное количество канцелярских товаров, то тратите деньги впустую. Соберите все то, что вы явно никогда не будете использовать, и найдите друга, коллегу или члена семьи, которому это может пригодиться — все, что останется, выбросите. Помните о том, что маркеры, текстовые выделители и шариковые ручки со временем высыхают, поэтому, когда вы, наконец, будете готовы воспользоваться вашими запасами, они могут оказаться никуда не годными. В следующий раз, когда вы отправитесь на распродажу, напомните себе, что копейка далеко не всегда бережет рубль.

Сбросьте оковы, отказавшись от подписки

Почему бы не подумать еще раз о том, действительно ли вам необходимо получать то несметное количество информационных писем, каталогов и сообщений о распродажах, на которые вы подписаны? Тот факт, что вы однажды проявили интерес к одежде из какого-то магазина, вовсе не означает, что вы должны оставаться с ним на связи вечно. Тратьте по восемь минут в день на то, чтобы отказаться от подписки на сайтах, которые вам больше не интересны, пока не избавитесь от них всех. Вы удивитесь, насколько уменьшится нагрузка на папку «Входящие».

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг

Масштабные задания

Пришло время нам заняться сложными, но жизненно необходимыми проектами, связанными с домашним офисом. Но не стоит бояться: я разделила даже самые большие задания на небольшие порции, с которыми вы легко справитесь. Выпейте стакан воды и наберитесь решимости, потому что вам предстоит глубокое погружение.

Контролируйте журнальное безумие

Попробуйте наслаждаться чтением журналов в тот же самый день, когда их доставляют, или вскоре после этого. Помните о том, что самую свежую информацию практически на любую тему можно найти в Интернете. Вам не нужно сохранять статью из журнала, чтобы быть уверенным в том, что вы располагаете наиболее полными и точными сведениями по интересующему вас предмету.

Установите для себя предельный срок хранения журнальных номеров. Я считаю, что он не должен превышать двух месяцев, если, конечно, у вас нет серьезных оснований его продлить. Например, если вы планируете переделать кухню, то, занимаясь изучением этого вопроса, вы можете хранить определенные журналы. Однако не забудьте избавиться от ваших исследовательских материалов после того, как осуществите задуманный проект.

Полезная покупка: держатель для журналов

Если ваша профессия (например, дизайнер интерьеров, врач или адвокат) требует, чтобы вы хранили все номера определенного журнала за год, купите держатели для журналов, которые можно установить на полке книжного шкафа. В магазинах вы можете найти держатели, сделанные из картона, пластика, прозрачного акрила или дерева. Такие держатели обеспечивают вам легкий доступ к вашей коллекции, которая благодаря им занимает мало места. Храните свои запасы в хронологическом порядке и покупайте держатель, который лучше всего подходит к вашему интерьеру. В следующий раз, когда вы получите новый номер Architectural Digest, вы будете знать, куда его определить, и сможете с легкостью взять старый номер и выбросить его. У меня есть похожие контейнеры для журналов и газет. Контейнер для журналов не приспособлен для того, чтобы хранить в нем годовую подписку журналов; его размер и форма подталкивают к быстрому чтению. Когда приходит новый номер какого-нибудь подписного издания, старый я выбрасываю. Если в течение одного или двух месяцев я не могу найти время, чтобы прочитать журнал, шансы на то, что я сделаю это в ближайшее время, ничтожно малы или вообще равны нулю.

Если вы сохраняете старые номера журналов просто из чувства вины, освободитесь от них. Возможно, купив этот журнал, вы зря потратили деньги, но теперь вы еще больше усугубляете проблему, растрачивая впустую драгоценное место. Если вы подписаны на безграничное количество периодических изданий, потратьте восемь минут на то, чтобы отменить подписку на те, которые, как вы знаете, у вас никогда не будет времени прочитать. Отправляйте в мусор все напоминания о необходимости возобновления подписки, которые находите в почте.

Мы часто покупаем вещи только для того, чтобы почувствовать себя лучше. Вы когда-нибудь становились жертвой желания купить журнал, пока стоите в очереди в кассу в супермаркете? Заведите новую привычку не покупать журналы во время походов за покупками. (Вы всегда можете предложить подруге обменяться журналами в конце месяца.) Затем потратьте восемь минут на то, чтобы придумать систему, которая поможет вам отслеживать деньги, которые вы будете экономить каждый день. Купите традиционную копилку или используйте стеклянную банку и вознаграждайте себя за то, что преодолеваете этот порок. Сколько стоил тот журнал, который вы не купили сегодня? Положите эту сумму в свой домашний банк. Вы будете удивлены, когда увидите, сколько денег можно сэкономить за год, и получите награду, которую не сможет дать вам ни одна покупка: чувство гордости.

Поверьте мне, что любая нужная информация сама найдет к вам дорогу.

Наведите порядок в каталогах

Соберите все каталоги в одном месте. Установите таймер и в течение следующих восьми минут занимайтесь их сортировкой по категориям, а затем проведите более тщательный отбор. Сколько экземпляров каждого каталога у вас есть? Многие из них доставляют ежемесячно, так что высока вероятность того, что у вас есть однотипные каталоги ваших любимых магазинов. Безжалостно выбрасывайте их. Если вам обязательно нужно иметь каталог определенного продавца, сохраните самый свежий экземпляр, а от остальных избавьтесь. Каждый раз, когда с почтой приходит новый выпуск, выбрасывайте предыдущий.

Когда каталоги (так же как деловые или личные бумаги, а также журналы) складываются в стопку, в конечном счете вы можете взять только те, которые лежат на самом верху. Примите ответные меры, поместив каталоги в держатель, который позволит хранить их в вертикальном положении лицом к вам. Для этой цели прекрасно подходят держатели и коробки для журналов. Если вы получаете каталоги от конкретной компании только потому, что однажды совершили у них покупку, отправьте им сообщение по электронной почте и попросите исключить вас из списка рассылок. Или отправьте им по почте краткое письмо, вложив в конверт снятую с каталога этикетку с вашим адресом, которая содержит код компании, который поможет им быстрее найти ваше имя и удалить ваши данные.

Определите, какие квитанции следует сохранить

Теперь, когда вы разобрали счета, избавившись от ненужных и сложив нужные в файл «Сделать» или «Счета», вы, возможно, спрашиваете себя, нужно ли вам хранить оплаченные квитанции. Правильный ответ на этот вопрос: смотря по обстоятельствам. Необходимость хранения квитанций определяется, например, тем, предполагаются ли по этим расходам налоговые вычеты или нет. Если расходы подлежат обложению налогом, создайте папку для отслеживания платежей, сделанных в течение года. В конце года подсчитайте общую сумму налоговых вычетов и отложите папку, чтобы хранить ее в течение срока, определенного законодательством. Если вы будете продолжать выплачивать налоги с этих расходов, то начните новую папку со следующего года.

Налоговое законодательство меняется, и лучше всего вам поможет разобраться с вопросом хранения квитанций специалист налоговой службы. Этот вопрос зависит, в частности, от того, подаете ли вы декларацию как физическое или как юридическое лицо. Жизнь налогоплательщика всегда очень непроста, и вам следует получить конкретные рекомендации по инвестиционным бумагам и юридическим документам, связанным, к примеру, с покупкой дома. Опять же, лучшие советчики в таких вопросах — это специалист налоговой службы или юрист по налогообложению. Это один из них, а не дзен-организатор, будет сопровождать вас в случае проверки.

Что вы будете делать в течение этих восьми минут? Возьмите выписку о платежах через банк, сделанных с вашего счета, и отчеты по банковским картам и посмотрите, какие платежи вы осуществляете в обязательном порядке каждый месяц: арендная плата или выплаты по ипотеке, оплата коммунальных услуг, медицинское страхование, платежи за машину и т.п. Подготовьте папку для каждого вида платежа. (Храните квитанции в файле «Незавершенные дела» до тех пор, пока не придет счет за следующий месяц, после чего проверьте, засчитан ли ваш платеж, а затем выбросите квитанцию.)

Создание этих файлов займет у вас не больше восьми минут. Ваша файловая система может выглядеть следующим образом:

 Автомобиль

 Банковские операции

 Кредитные карты

 Хозяйственные расходы

 Инвестиции

 Медицинское обслуживание

Если ваша жизнь более разнообразна, вы, возможно, захотите разделить эти категории на подкатегории. Каждый пункт в приведенном выше списке будет использоваться в качестве названия для ярлыка, имеющегося на подвесной папке, а внутри каждой подвесной папки будет лежать несколько бумажных канцелярских папок. Эта более детальная файловая система может выглядеть следующим образом:

 Автомобиль (подвесная папка с ярлыком)

Седан (бумажная папка)

Минивэн (бумажная папка)

 Банковские операции

Citibank

Raiffeisen bank

 Кредитные карты

Visa: для рабочих целей

MasterCard: для личных целей

 Хозяйственные расходы

Ипотечный кредит

Ремонтные работы

Коммунальные платежи

Благоустройство и озеленение

 Инвестиции

 Медицинское обслуживание

Страховые возмещения

Медицинское обслуживание, Мария

Медицинское обслуживание, Макс

Люди позволяют бумагам подавлять себя. Однако бумаги делятся на категории точно так же, как одежда в вашем шкафу. Вы ведь не хотите увидеть, что ваши джинсы оказались вместе с вечерними платьями? Точно так же вы не хотите, чтобы ваши медицинские счета смешивались с квитанциями на оплату коммунальных услуг. Категории, даже самые широкие, позволяют вам быть организованным человеком. Однако помните о том, что созданная вами сегодня файловая система с течением времени будет изменяться: в ней будут появляться новые файлы, а другие будут из нее исчезать. Но это перемены к лучшему! Если файловая система не меняется, значит, ваша жизнь словно бы застыла.

Вам не нужно создавать все файлы сразу. Делайте за один восьмиминутный этап столько, сколько сможете, а затем повторяйте эти этапы до тех пор, пока не закончите всю работу.

Своевременно оплачивайте счета

В вашем распоряжении есть несколько способов контроля оплаты счетов. Далее приведены некоторые из них; вы можете свободно смешивать их или объединять в случае необходимости.

 Подключите услугу автоматической оплаты счетов напрямую поставщику или через банк. Этот вариант оплаты экономит ваше время, но требует ежемесячной проверки счета на предмет возможных компьютерных ошибок или неожиданного повышения тарифов поставщиком услуги. Обязательно отмечайте оплату в своем реестре платежей!

 Подключите услугу оплаты счетов через Интернет. Просто входите в систему каждый месяц и устанавливайте сумму и дату платежа. Счета будут поступать к вам по электронной почте. Многие поставщики товаров и услуг позволяют устанавливать напоминания, так что вы не забудете срок платежа. Опять же не забудьте отметить его сумму в реестре платежей.

 Оплачивайте счета с 1 и 15 числа каждого месяца в зависимости от срока платежа. Установите напоминание на вашем компьютере или сделайте специальную пометку в ежедневнике, чтобы не забыть об этих важных датах.

 Отметьте в вашем ежедневнике, когда вы должны оплатить счет, прежде чем положите талон для оплаты в файл «Счета» или «Сделать» в разделе файлов действий. Вы можете поместить платежную квитанцию в файл «Незавершенные дела», если она нужна вам только до следующего месяца, или в соответствующий файл, если ее нужно хранить дольше.

 Подумайте о том, чтобы нанять бухгалтера, если вы имеете дело с большим количеством счетов. Однако проверяйте ежемесячную выписку по счету, чтобы убедиться в том, что в нее не внесены никакие непредвиденные расходы или суммы.

Потратьте восемь минут на то, чтобы определиться с тем, как вы будете обходиться со своими счетами. Затем выделите еще восемь минут на то, чтобы спланировать и организовать ваши платежи. Помните, что вы не привязаны к какому-либо одному решению. Вы можете его изменить, если система или поставщик не будет соответствовать вашим ожиданиям.

Создавайте архивы

Справки об оплате налогов — это те бумаги, которые заполняют значительную часть большинства шкафов, однако существует еще один виновник царящего в них хаоса. Я говорю о проектах из прошлого. Мы храним их, потому что в них вложено много времени и сил. Это может быть проект перестройки дома, которую вы осуществили восемь лет назад, или исследовательские материалы, которые вы собирали для своего диплома. Мы говорим о дипломе, который вы защитили 30 лет назад? Какие бумаги из прошлого занимают лучшее место в вашем шкафу?

Первый этап

Потратьте восемь минут на то, чтобы открыть ваш секретер и оценить ситуацию. Глядя на каждый обнаруженный документ, спросите себя, возникнет ли у вас когда-нибудь необходимость обратиться к этой информации еще раз.

 Если ответ положительный, как долго вы должны хранить эти материалы? Если вам нужно хранить информацию, но вы почти никогда, к ней не обращаетесь, упакуйте ее для архивного хранения. Не тратьте время на сортировку этих папок и приведение их в порядок. Лучше используйте его на текущие папки.

 Если ответ отрицательный, можете ли вы выбросить содержимое этих папок? Если вы хотите сохранить какую-то часть информации (например, имена и контактные телефоны подрядчиков, чьими услугами вы пользовались во время перестройки дома), отложите в сторону визитные карточки или счета, прежде чем избавитесь от этой кучи бумаг.

Второй этап

Ваши старые проекты и копии справок о налогах могут скопиться в огромных количествах, требуя немедленного уничтожения. Если вы собрали одну или две коробки бумаг, которые нужно измельчить, не позволяйте им уродовать внешний вид вашего офиса долгое время. Потратьте восемь минут, чтобы выяснить телефон компании, оказывающей услуги по уничтожению бумаг. Если вы можете привезти бумаги в эту службу, то их уничтожение обойдется вам не очень дорого. Найдите компанию, которая имеет соответствующую лицензию. (Вы можете попросить уничтожить привезенные вами бумаги в вашем присутствии.)

Перестаньте беспокоиться из-за сроков гарантии

Готова поспорить, что имеющиеся у вас гарантийные документы и руководства по эксплуатации разбросаны по всему дому или свалены в кучу в шкафу. Когда у вас возникает необходимость что-то уточнить в одном из них, найти его очень трудно. Есть ли хоть какая-либо надежда исправить эту ситуацию? Конечно, есть!

Первый этап

Потратьте восемь минут на то, чтобы собрать все гарантийные документы и инструкции. Если вы что-то не нашли, не беспокойтесь — вы можете включить их в свою систему, когда обнаружите позже.

Второй этап

Потратьте еще восемь минут на то, чтобы рассортировать собранные вами пачки на соответствующие категории. Я обычно пользуюсь следующими категориями:

 бытовое оборудование (плита, холодильник и т.д.);

 автомобили;

 компьютерная техника (монитор, принтер и т.д.);

 гараж;

 развлечения (DVD-плеер, видеокамеры, телевизор и т.д.);

 бытовая техника (пылесос и т.д.);

 драгоценности;

 кухонное оборудование (миксер и т.д.);

 прачечное оборудование (стиральная машина, сушилка и т.д.);

 офисное оборудование (машина для печати ярлыков, письменный стол, офисный стул и т.д.).

Нужные вам категории обнаружатся сами собой в процессе сортировки собранного вами материала. Кстати, занимаясь сортировкой, вы будете изумлены тем, сколько у вас гарантийных документов, относящихся к вещам, которых у вас уже давно нет — выбрасывайте их, выбрасывайте и еще раз выбрасывайте!

Третий этап

Напишите названия категорий на бумажных папках, а затем разместите их в алфавитном порядке в подвесной папке с твердым дном. Когда в вашем доме появится водопроводчик и спросит, нет ли у вас брошюры, которая прилагалась к стиральной машине, вы будете рады тому, что потратили время на сортировку этих материалов.

Как поступать с хобби

У каждого из нас есть сферы личных интересов, такие как кулинария или спорт. Какой бы ни была ваша страсть, если за ней тянется след из бумаг, то у вас должен быть файл, готовый «поймать» эту информацию, чтобы она не потерялась. Если некоторые из этих материалов хранятся в виде компьютерных файлов, используйте те же самые названия, что и для бумажных папок. Вы же не хотите, чтобы поиск информации превращался в тренировку памяти.

Потратьте восемь минут, сортируя разнообразные бумаги, имеющие отношение к вашим интересам или хобби, чтобы сформировать соответствующие каталоги и подкаталоги. Например, рецепты, как правило, хранят сложенными в папки и забывают о них, потому что требуется слишком много времени для того, чтобы просмотреть эту огромную пачку. Очень тяжело что-то найти, когда все собрано воедино, однако работа с отдельными частями дает вам чувство контроля. Рецепты, к примеру, можно разделить следующим образом:

 закуски;

 основные блюда;

 салаты;

 десерты;

 вина.

Один совет: вырежьте тот рецепт или статью, которые вам нужны. Если вы будете хранить целую газетную или журнальную страницу, то это очень скоро приведет к перегруженности вашей файловой системы.

Обретите покой в мире бумаг

Вместо того чтобы видеть врага в каждом клочке бумаги, вы можете стать хозяйкой в своей вотчине и обрести умелого помощника. В конце концов, если какие-то бумаги не отправились в мусор, то это значит, что они каким-то образом могут вам помочь. Посвятите несколько восьмиминутных циклов наведению порядка и — гораздо быстрее, чем кажется — вы обретете контроль над ситуацией. Вы сможете с легкостью находить нужные документы и посвящать массу времени более приятным занятиям. Кроме того, решение таких неприятных, но очень важных вопросов, как выплаты по кредитам, уже не будет таким напряженным. Вспомните знаменитую рекламу Nike и просто сделайте это!