С чего начать
Слишком заняты, чтобы прочесть эту книгу?

Тот факт, что вы купили книгу под названием «БезУмно занят», подразумевает, что вы заняты. Вероятно, вы чувствуете себя скороваркой, которая вот-вот взорвется. И если так, когда же вам читать эту книгу, не говоря уж о том, чтобы испытывать ее методику на себе? Я могу дать вам 12 простых советов, которые помогут немножко спустить пары. Благодаря им вы сможете делать меньше, справляться с работой быстрее и чувствовать, что ситуация у вас под контролем. Эти рекомендации не решат вашу главную проблему, но с их помощью вы освободите время и место для прочтения, изучения и применения тех более глубоких стратегий, которые действительно могут изменить вашу жизнь.

Произнося «потому что», вы словно становитесь волшебником. Исследование Эллен Лангер, профессора психологии из Гарвардского университета, показало, что вы удвоите свои шансы получить желаемое, просто добавив в просьбу эти два слова. В ее эксперименте за ними не следовало ничего вразумительного – но уже одно только их присутствие заставляло слушающего отнестись к просьбе так, будто у нее есть какие-то существенные основания.

Умение влиять на окружающих зачастую позволяет работать меньше. Если вам нужно ответить «нет» на просьбу, объяснить, почему вы уйдете с работы вовремя, а не в восемь вечера, или попросить разрешения отсрочить дедлайн какого-нибудь проекта, «потому что» сделает вашу речь более доходчивой и убедительной.

Мозг не приспособлен к постоянной занятости. Небольшое, но любопытное исследование последствий беспрерывного пребывания в «зоне доступа» (по телефону и по электронной почте), проведенное Лондонским университетом, позволило предположить, что жизнь в режиме онлайн снижает IQ не меньше, чем курение каннабиса или хроническая бессонница. Из этого эксперимента сложно вывести еще какие-то заключения, но одно мы видим точно: мозгу нужен покой. Гэри Смолл, профессор психиатрии из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, так прокомментировал это положение: от разового переизбытка общения человек может ненадолго впасть в перевозбужденное состояние, но, если его внимания будут требовать постоянно, не исключены депрессия и когнитивные нарушения.

Давайте мозгу отдохнуть. Просматривайте почту и сообщения преднамеренно, в специально отведенное для этого время, вместо того чтобы ежеминутно отвлекаться… и уж конечно, не проверяйте мейлы перед сном – мир как-нибудь переживет без вас несколько часов!

Исследование, проведенное среди офисных работников, выявило, что они перескакивают с одного рода деятельности на другой в среднем каждые три минуты. Когда мы беремся за новое дело, нашему мозгу нужно перестроиться на новые «правила игры». Дэвид Мейер, профессор психологии из Мичиганского университета, утверждает, что, мечась между разными делами – пусть даже всего двумя, мы тратим на их выполнение на 40 % больше времени.

Один из главных виновников нашего непостоянства – уведомления о новых письмах и сообщениях. И правда, кто из нас способен противостоять этому заманчивому сигналу, который возвещает о приходе новой весточки из внешнего мира? Но, отозвавшись на него, мы отвлекаемся от дела, и эффективность нашей работы снижается. Зная об этом феномене, компания Microsoft создала приложение для внутреннего использования под названием «Время подумать» (Thinking time) – оно позволяет персоналу на определенное время отключить все уведомления о письмах, входящих сообщениях и онлайн-звонках, чтобы спокойно поразмышлять.

Совещания – одна из основных причин занятости. Их число и продолжительность неуклонно растет с 1960-х гг., и конца и края им не видно. Несколько исследований показали, что менеджер среднего звена может проводить на совещаниях до 50 % своего рабочего времени. Однако практическая ценность многих из этих мероприятий сомнительна. В рамках одного исследования была тщательно проанализирована «полезность» 7000 менеджеров крупной компании и было обнаружено, что плохая организация совещаний стоила бизнесу $54 млн ежегодно. Американская международная корпорация 3М подсчитала, что неэффективность совещаний ее менеджерского состава обходится ей в $79 млн в год. Любопытно, что тут могут быть еще и дополнительные косвенные затраты: Майкл Дойл и Дэвид Строс, авторы бестселлера «Как придать совещаниям смысл», выявили феномен, который они назвали «постсовещательный синдром», – нам нужно время, чтобы к нам вернулись собранность и самообладание после (бестолкового) совещания.

Поэтому сделайте себе и своей компании одолжение: выберите на этой неделе хотя бы одно совещание, которое можно пропустить или отменить, и забейте на него.

Как мы решаем, насколько то или иное задание нам по силам? Мы прикидываем, сколько времени на него может потребоваться, какие есть наработки на эту тему, а потом выносим свой вердикт – и с завидной периодичностью ошибаемся. Чтобы доказать это, группа исследователей попросила студентов последнего курса предположить, когда они смогут закончить свои дипломные работы. Также испытуемых попросили оценить время, за которое с этой задачей справятся их сокурсники, в том числе и малознакомые. В итоге оказалось, что студенты в большинстве своем сильно преуменьшили собственный срок работы над дипломом, но почти точно определили его для своих однокашников. В психологии эта проблема известна как «ошибка планирования». Мы переоцениваем собственные силы, наделяя себя бóльшими интеллектуальными способностями и усидчивостью, чем есть на самом деле, и не учитываем все те внешние факторы, которые могут помешать нам выполнить задуманное.

Поэтому, когда в следующий раз вас попросят что-то сделать, сперва подсчитайте, сколько «свободного времени» для этого задания у вас остается с учетом всех ваших других дел, и отнимите от него половину. А потом прикиньте, сколько времени, на ваш взгляд, потребует это задание, и умножьте на два. Тогда вы сможете принять более взвешенное решение относительно того, стоит ли браться за предложенную работу.

Сколько работы вы умудряетесь сделать в последний день перед отпуском? Целую тонну, полагаю. Ученые доказали: когда мы вынуждены следить за временем – как в случае с отпуском, – мы трудимся значительно продуктивнее. В таком случае совет очень прост: если вы хотите провернуть массу дел за кратчайшие сроки, заставьте себя отслеживать время. Например, купите очень большие часы и повесьте их в таком месте, где они все время будут попадаться вам на глаза. Или поставьте будильник, чтобы он звонил каждые полчаса. Вам покажется, что время будто бы растянулось!

У вас есть свободная комната? А она пустая? У человеческого рода есть какая-то врожденная особенность: стоит нам найти свободное место, мы его тут же заполняем. Устанавливать для себя конкретные сроки (будь то дедлайн для сдачи проекта или время ухода с работы) полезно по двум причинам. Во-первых, как уже было сказано выше, это поможет вам лучше контролировать время, и у вас появится цель, на которую вы будете ориентироваться. А во-вторых, это сократит число пустых мест в вашем ежедневнике, которые иначе рисковали бы заполниться еще чем-то – ведь дела мы всегда найдем.

В 1927 г. знаменитая гештальт-психолог Блюма Зейгарник сидела с друзьями в кафе в Вене. Они периодически подзывали официанта и просили принести новые напитки, но тот ни разу не записал их заказ. Зейгарник обратила на это внимание и, когда счет был оплачен и друзья вышли на улицу, подошла к официанту. В разговоре выяснилось, что он уже не помнит, какие напитки заказывала их компания. Одно из возможных объяснений этой ситуации заключается в том, что в нашем мозгу есть открытые и закрытые «папки». Когда напитки были оплачены, официант мысленно закрыл эту папку и забыл о ней. Эта теория получила название «эффект Зейгарник». Предполагается, что сведения из открытых папок люди помнят в два раза лучше, чем из закрытых.

Вы можете обратить эффект Зейгарник себе во благо: чтобы дело пошло быстрее, нужно «открыть» посвященную ему «папку» как можно раньше. Мы имеем склонность откладывать большие, сложные дела или те задания, которые требуют творческого подхода, до последнего – но с этой привычкой можно покончить, если научиться открывать их «папки» за несколько дней до начала работы. На практике достаточно посвящать им всего по 20 минут в день – можно просто прокручивать их в голове и мысленно прикидывать, с какой стороны к ним лучше подступиться. Над остальным поколдует подсознание – и когда придет время браться за работу всерьез, идеи попрут сами собой.

Недавно я начал новую жизнь – или по крайней мере подарил новую жизнь своему компьютеру. Я ненавижу, когда мой ноутбук начинает работать все медленнее и медленнее, зависает и отключается. Поэтому я полностью стер информацию с жесткого диска и переустановил все заново. В процессе я очистил свою систему от всех ненужных программ и куки-файлов. Сделав это, я разгрузил процессор и позволил ему сконцентрировать все силы на выполнении моих команд. И он снова работает идеально.

Мозг функционирует почти так же. Мы можем обрабатывать одновременно лишь ограниченное количество информации. Любые дополнительные мысли, заботы и идеи, которые вы продолжаете крутить в голове, снижают скорость работы вашего «процессора». Избавьтесь от них. После прочтения книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» я вынес из нее одну главную рекомендацию: создайте для своего мозга файловое хранилище. Найдите способ сливать из своей головы информацию куда-нибудь еще. Для большинства из нас этим «куда-нибудь еще» могут стать ноутбук или смартфон. Но здесь есть три важнейших правила. Во-первых, единожды выбрав какое-нибудь хранилище, вы должны всегда держать его под рукой. Во-вторых, записывая в него свои мысли, вы не должны пытаться сразу же их как-то рассортировать и проанализировать – это отвлечет вас от тех дел, которыми вы заняты в настоящий момент. Просто зафиксируйте их. И в-третьих, заведите привычку регулярно просматривать список своих отправленных в хранилище мыслей (я делаю это раз в неделю). Когда у вас появится возможность выкидывать из головы несвоевременные идеи, будучи уверенным, что те не пропадут, вы испытаете невероятное облегчение.

Представьте, что бы было, если бы каждый раз, когда вы надеваете ботинки, вам приходилось бы заново учиться завязывать шнурки. Вы бы изо дня в день тратили на это немало сил. Но, к счастью, с большинством операций, которые нам приходится совершать в своей жизни, работает один и тот же принцип: стоит лишь однажды освоить эти действия, и дальше память позволит воспроизводить их, не особо задумываясь. Этот автоматизм – одна из прекрасных способностей нашего мозга. Однако иногда она заставляет нас действовать неэффективно. У каждого человека работают две системы мышления: Система 1 – автоматическое, интуитивное, быстрое и простое мышление; Система 2 – сознательное, рациональное, медленное и напряженное. Когда мы заняты, мы в большей степени полагаемся на Систему 1 и беремся решать каждую новую задачу заученными способами.

И сколько же рабочих часов или даже недель мы потратили впустую из-за того, что взялись за дело, не обдумав его заранее? Причина здесь не в плохой организации работы, а в том, что мы не попытались создать индивидуальный путь решения для данной проблемы. Не притормозили, чтобы вникнуть в процесс и осознать, какого результата мы хотим достичь. Приведу вам примитивнейший пример: не так давно я понял, что трачу по несколько часов в неделю на составление для своих клиентов предложений о сотрудничестве и отчетов о проделанной работе, потому что я категорически против использования «стандартных» формулировок. И тут я подумал: «Неужели нельзя найти способ попроще?» Стоило мне остановиться и пораскинуть мозгами, мне в голову тут же пришло элементарное решение: я стал писать предложения и отчеты не в формате Word, а в виде презентаций PowerPoint, добавив в них визуальных элементов и сократив число слов на 80 %. Клиенты были в восторге, а я сэкономил массу времени.

Так неужели нельзя пожертвовать минуткой, чтобы сократить часы работы?

Мы все знаем, что время от времени нужно давать себе передышку – но правда ли, что перерыв перерыву рознь? Марк Берман, ассистент профессора психологии в Университете Южной Каролины, пришел в одном своем исследовании к интересным выводам: если люди проводили свой короткий перерыв в дендрарии, прогуливаясь среди деревьев, эффективность их умственной работы возрастала на 20 %. Если же они гуляли не на лоне природы, а вдоль оживленной улицы, перерыв не способствовал сколько-либо заметным улучшениям в их продуктивности. Причиной тому внимание. Когда мы работаем, нам приходится его напрягать, и это нас утомляет. Прогуливаясь на природе, мы переключаемся в режим так называемого «непроизвольного внимания»: мы ни на чем не сосредотачиваемся, замечаем какие-то объекты, но почти сразу отвлекаемся на что-нибудь другое, – и за это время та часть нашего мозга, которая отвечала за сконцентрированное внимание, может восстановиться. Но на оживленной улице нам приходится сохранять бдительность, чтобы обеспечить себе безопасность.

Говорят, что менять виды деятельности так же хорошо, как и отдыхать, – а это исследование показывает, что смена занятий и есть отдых. Когда мы очень заняты, перерывы обходятся нам очень дорого – они крадут у нас бесценное время, которого и так слишком мало. Поэтому, если уж вы устраиваете перерыв (а я надеюсь, что это так), пусть он будет полезным. Займитесь чем-то отличным от того, что делали по работе: расслабьте глаза, если до этого во что-то пристально вглядывались, разомните тело, если до этого напрягали только голову, поболтайте всласть, если до этого молча пахали, и не бегите пить кофе, если уже взбудоражены!

Занятость – это не только складывающиеся обстоятельства, но и наше внутреннее состояние. Мы движемся по бесконечной спирали: работа давит на нас, мы начинаем сами себя подгонять и оттого чувствуем еще большее давление… Мой последний совет прост: не воспринимайте все так серьезно! Относитесь к жизни проще. И в нас самих, и в нашей жизни масса нелепого и смешного – мы с пугающей отчетливостью осознаем это в минуты больших потрясений. Но будничная суета слепит нас, и мы видим лишь ужасные бедствия, которыми нам прямо сейчас грозит очередная накладка, и свое светлое будущее, которое когда-нибудь непременно грядет (как доказал гарвардский психолог Дэниел Гилберт, мы смотрим на собственные перспективы через самые розовые очки на свете). И вот, застряв между сиюминутной паникой и радужными надеждами на будущее, мы становимся невыносимо серьезными (и немного занудными).

Почему бы не взглянуть на мир с улыбкой? Улыбаться полезно – от улыбки ослабевает стресс, понижается давление и выделяются эндорфины. Одна-единственная улыбка дает мозгу столько же радости, сколько 2000 плиток шоколада или выигрыш в £16000, заявил Рон Гутман, создатель и генеральный директор HealthTap, в своей видеопрезентации для сайта TED.com. Если вы улыбаетесь, люди быстрее вас запоминают и с большим доверием относятся к вашим профессиональным навыкам. Вы даже сможете дольше прожить, если будете чаще улыбаться. Мое самое любимое исследование – оно проводилось на основе старых фотографий – показало, что члены бейсбольных команд, которые не улыбаются на снимках, прожили в среднем 72,9 года, те, кто улыбается чуть-чуть, – 75 лет, а те, кто просто-таки излучает радость, – 79,9 года!

Но, к сожалению, только треть взрослых людей улыбается чаще 20 раз в день (притом что дети улыбаются в 20 раз больше). Так что запомните: не важно, сколько у вас дел, вы обязательно почувствуете себя лучше, если будете улыбаться ☺.