Когда дело касается совещаний, главное — выяснить, в чем же заключается их настоящая проблема? На самом деле их две.

Во-первых, совещания скучны, утомительны, неинтересны и малоинформативны. Даже если больше нечем заняться, монотонное совещание может по праву претендовать на звание самого мучительного мероприятия современного делового мира. А если принять во внимание, что большинство участников все-таки ждут другие дела, становится еще грустнее.

Во-вторых, и это главное, совещание неэффективны: Легче всего оправдать свою неприязнь к совещаниям тем, что они ничего не дают для успеха компании. Мол, зачем же тогда тратить столько времени и энергии на бесполезное занятие.

Итак, самый главный вопрос — почему? Почему совещания скучны и неэффективны?

Совещания скучны, потому что им не хватает драмы. Или конфликтов. Это вдвойне обидно, потому что в основе многих совещаний заложена драма, способная увлечь людей. К сожалению, вместо того чтобы разрабатывать эту золотую жилу, многие руководители сознательно избегают всякого напряжения и эмоциональности, а также неукоснительно стараются закончить совещания вовремя.

Для того чтобы сделать совещания интереснее, руководитель должен спровоцировать уместный, созидательный идеологический конфликт. Подчиненные, которые будут увлечены совещанием, вступят в жаркие обсуждения и смогут принять более правильные решения.

Совещания неэффективны, потому что им не хватает четкой структуры. Во многих организациях проводят только один вид совещаний. Раз в неделю или два раза в месяц люди собираются и проводят вместе два-три часа, которые они посвящают хаотичному обсуждению случайно выбранных вопросов — от тактики до стратегии, от административных проблем до деловой культуры. Поскольку непонятно, какие вопросы нужно обсуждать, а какие нет, отсутствует ясный контекст обсуждения. В итоге участники совещания редко приходят к какому-то решению, потому что они тратят драгоценное время, пытаясь разобраться, что же им все-таки нужно делать: спорить, голосовать, искать решение или просто слушать.

Для того чтобы повысить эффективность совещаний, нужно выработать их структуру: проводить различные виды совещаний и четко различать их задачи, форматы и продолжительность.

Сейчас мы подробнее поговорим о двух основных проблемах совещаний — отсутствии драмы и недостатке структуры, о возможностях их разрешения и о трудностях, которые встречаются на этом пути.