Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Верните себе рабочий кабинет
На этой неделе вы можете:
Необходимое время: 120 минут (впрочем, время будет варьироваться в зависимости от размера кабинета и масштабов хаоса).
Любому офисному работнику, от председателя совета директоров до простого клерка, нужно иметь функциональное пространство. Вне зависимости от того, где вы работаете — в отдельном кабинете или офисном отсеке, — вам необходимо пространство для работы и размышлений. Какого бы размера ни было ваше рабочее место, оно находится под вашим полным контролем и представляет собой превосходный полигон для применения лучшего совета моей мамы: «У каждой вещи должно быть свое место, и каждая вещь должна быть на своем месте. В этом случае, когда бы она тебе ни понадобилась, ты всегда сможешь ее найти».
В возвращении предмета на предназначенное для него место и заключается поддержание порядка. Рано или поздно вы все куда-нибудь кладете — так почему бы не класть вещи на место? Энергетические затраты вроде бы те же, зато сколько времени вы сэкономите в будущем!
В этом месяце мы пройдемся по вашему рабочему пространству, удаляя все лишнее и бесполезное. А потом каждому оставшемуся предмету назначим определенное место. Представьте, что вам никогда больше не придется спрашивать себя: «Куда же я дел эту папку? Ведь она все время лежала вот здесь!»
Глобальных задач мы пока перед собой не ставим. На этой неделе вы выясните, что именно в офисном пространстве мешает вам работать.
Этот забавный эксперимент нужно проводить после того, как вы некоторое время находились вне офиса. Может быть, вам удастся прийти за несколько минут до начала рабочего дня или сократить время обеденного перерыва? Выберите удобное для себя время.
Представьте, что вы впервые видите свое рабочее место. Это позволит вам посмотреть на вещи свежим взглядом. Вам никогда не звонили родственники или друзья с сообщением, что они буквально через пять минут зайдут к вам, так как находятся неподалеку? В такие моменты вы видите свой дом по-другому. Скажем, сегодня воскресенье, вы с наслаждением читаете газету. Возможность разбрасывать вокруг себя по полу и по дивану газетные страницы действует на вас расслабляюще. Но теперь вы понимаете, что источник расслабленности вряд ли произведет приятное впечатление на гостей. Я хочу, чтобы под таким углом вы взглянули и на свой офис.
Вот несколько вопросов, которые помогут вам поставить диагноз своему рабочему месту и определить зоны, за которые вы должны приняться в первую очередь. Не забывайте, мы представили, что вы оказались в своем кабинете впервые.
Что вы с первого взгляда поняли о его хозяине? Аккуратен ли он или это человек-тайфун? Как вы считаете, это впечатление в целом соответствует вашему характеру?
Каким вам кажется рабочее пространство — организованным или хаотичным? Какое из этих слов люди чаще всего используют, когда им нужно описать вас?
Вы комфортно себя чувствуете в этом пространстве или все время боретесь с желанием сбежать? Если вы дали положительный ответ на вторую часть вопроса, не кажется ли вам, что этот хаос — одна из причин ваших трудностей с исполнением своих обязанностей?
Разумно ли, на ваш взгляд, используется пространство или вы видите множество предметов, место которым либо дома, либо и вовсе в мусорном ведре?
Свободен ли пол или каждый раз, входя и выходя из кабинета, вы преодолеваете полосу препятствий из стопок документов и папок?
Есть ли в этом кабинете предметы, которые говорят о том, что собой представляет хозяин помещения (картины на стенах или личные фотографии), или вы находитесь в стерильном пространстве, которое не дает никакого представления о своем хозяине? Каким бы ни был ваш ответ, он вас устраивает?
Если в кабинете есть книжный шкаф, имеется ли там свободное место для книг или полки забиты посторонними вещами?
А теперь сосредоточим внимание на важнейшем элементе рабочего кабинета — столе. Как бы вы ответили на такие вопросы:
Свободна ли поверхность вашего стола или она превратилась в кладбище документов? Вы хотели бы использовать свой стол с большей пользой, но не можете найти на нем места, потому что фотографии, еда и различные электронные устройства оккупировали каждый квадратный сантиметр? Организованы ли ящики стола или набиты чем попало? Закрываются ли эти ящики? Не залеплен ли монитор желтыми листочками с разными напоминаниями?
СОЗДАНИЕ ОСМЫСЛЕННОГО ПРОСТРАНСТВА
Уолтер — известный адвокат, совладелец большой юридической компании. Впервые войдя в его большой кабинет, я увидела повсюду стопки документов. «Ну это же документы...» — сказал Уолтер. Он привык к беспорядку.
Нередко мы собираем горы хлама и обещаем себе, что потом обязательно со всем этим разберемся. Но эти горы часто остаются с нами навсегда — со временем мы перестаем их замечать! Уолтер игнорировал не только кипы документов: горы справочников, которые он часто использовал в работе, валялись на полу у стола. В кабинете стоял большой шкаф, на открытых полках располагались дипломы и семейные фотографии Уолтера. Я спросила, что хранится внутри. Уолтер не смог вспомнить, потому что не заглядывал в шкаф уже много лет. И знаете, что мы там нашли? Пыльные учебники по юриспруденции! Эти книги, которые Уолтеру уже никогда не понадобятся, съедали его рабочее пространство. Что еще выявил свежий взгляд на кабинет Уолтера? В шкафу было два маленьких ящика, забитых всякой всячиной — про нее тоже все забыли. Для начала мы потратили несколько часов на разбор завалов на столе, распределяя документы по делам, которые вел Уолтер. Работу со многими он уже закончил, теперь бумаги нужно было присовокупить к остальным документам по каждому делу. Помощник унес рассортированные нами материалы в архив, а сам Уолтер, впечатленный результатом, решил навести настоящий порядок в кабинете.
Мы пришли к выводу, что ему необходимы два дополнительных стеллажа: один — для справочников, другой — для материалов, готовых к отправке в архив. Теперь документы, попавшие на второй стеллаж, автоматически становились предметом заботы помощника. В итоге стеллажи избавили Уолтера от скоплений книг и документов на полу и на столе. После того как мы вынули из шкафа старые учебники, появилось свободное место. Мы очистили ящики и поместили туда ряд редко используемых, но все же необходимых папок. Это позволило освободить пространство для текущей работы в ящиках стола. Уолтера так захватил процесс уборки, что мы наполнили мусором все корзины в кабинете и вынуждены были попросить у завхоза еще контейнер. Так всего за несколько часов кабинет Уолтера превратился из не то архива, не то помойки в отлаженную юридическую машину.
Опишите, как вы себя чувствуете в офисе? Каково ваше общее впечатление от него? Возможно, следующие вопросы помогут вам сформулировать свои ощущения.
Войдя в этот кабинет, вы почувствовали прилив энергии или, наоборот, упадок сил?
Вы всем говорите, что это «черная дыра»? Или вы считаете, что в этом пространстве вполне можно работать, просто нужно кое-что поправить?
Что вы чувствуете, когда начальник или коллеги неожиданно приходят к вам в кабинет, — гордость или стыд? Не говорите ли вы: «Ой, прошу прощения за беспорядок на кресле, я как раз собирался убрать, а тут вы пришли...»
Что у вас получилось? Каковы три главные особенности вашего рабочего пространства? Входят ли они в этот список или это что-то необычное?
Не стоит огорчаться, если выяснилось, что вы оказались во всех или в большинстве традиционных ловушек хаоса. Этот месяц мы как раз потратим на то, чтобы из них выбраться. И заметьте: чем больше вам придется потрудиться, тем сильнее будет чувство удовлетворения в конце месяца.
Радуетесь, думая: «Эге, а мне не так уж много надо сделать»? Или не можете поверить, как же это вы до сих пор не замечали, до чего ужасно выглядит ваше рабочее место? Вспомните: сейчас мы собираем факты. Это упражнение не предназначено для того, чтобы вызвать у вас чувство вины или стыда — таким эмоциям нет места в мире дзен-организации. Теперь вы знаете, какие проблемы предстоит решить, а значит, настало время для еще одного любимого мной упражнения. Готовы?
Установите будильник (можно использовать будильник в мобильном телефоне) и передвигайтесь по кабинету на максимально возможной скорости. В руках у вас должны быть прочные мешки для мусора или корзина для бумаг. Обращайте внимание на очевидный мусор, лишние предметы или вещи не из вашего кабинета. О наведении порядка в ящиках или сортировке документов пока не думайте — скоростную уборку там проведем чуть позже. Сейчас мы решаем небольшую задачу.
Выбрасывайте то, что нужно выбросить, а те предметы, которые следует взять с собой домой, складывайте отдельно. Но отнести их нужно сегодня! Вы же не хотите, чтобы в углу кабинета появилась очередная гора хлама? Не превращайтесь в Уолтера доорганизационной эпохи! В отдельную кучку сложите то, что нужно кому-то вернуть. Если эти вещи вам одолжили коллеги, можете возвратить их с благодарственной запиской сразу после окончания уборки.
Что выбросить, что унести домой, что вернуть коллегам? Я разделила кабинет на зоны, чтобы немного упростить задание.
Сначала посмотрим на эти замечательные гостинцы из дома, которые наводняют большинство офисов, — еду и одежду.
Другой элемент хаоса — офисные принадлежности и оргтехника. То, что предназначено для служения нам, запросто может мешать. Посмотрим.
Теперь сфокусируем внимание на вещах, которые вы принесли из дома, чтобы сделать атмосферу в офисе более уютной. Проверьте, не многовато ли их на вашем рабочем месте.
Мы подошли к последней категории — «разное». Какие малозначительные предметы можно в нее включить?
Помнится, я работала с врачом, который собирал марки с конвертов. Такого количества марок, как у него, я не видела ни разу! Он просто неаккуратно вырывал из конвертов части с марками — вне зависимости от того, что на последних было изображено. Я обрезала края его марок, собрала их в один конверт и выбросила обрезки. А что вы сделаете со своими находками?
Когда услышите свой будильник, вынесите мусор. Верните взятые на время вещи коллегам. То, что нужно отвезти домой, сложите в багажник машины или, если поедете общественным транспортом, в коробку. И никаких колебаний! Помните, что вы развиваете в себе умение принимать решения, а не подвергать все сомнению!
Войти с помощью соц. сетей: