Вторая неделя

Сборы в последнюю минуту

На этой неделе вы можете:

• Приготовиться к отъезду и подготовить к своему отъезду офис.

Необходимое время: не более 120 минут.

Не успели вы прийти на работу, как начальник сообщает, что вы едете на конференцию в другой город. Сначала думаете, что, возможно, вам закажут номер в хорошем отеле, что тема конференции может оказаться интересной… А потом у вас внутри все обрывается. А как же работа? Спецпроекты, которые без вас просто встанут? И что, интересно знать, скажут родные? Так возможность превращается в петлю, которая медленно затягивается на вашей шее. На этой неделе мы сделаем шаг назад и составим план.

Ваша подготовка будет состоять из двух этапов. Первый: выясните, что нужно сделать, чтобы ни текущая работа, ни ваши проекты не остановились на время командировки. Второй: решите, что нужно предпринять на семейном фронте, чтобы командировка не вызвала проблем. Если у вас есть дети, ситуация осложняется. Но давайте разберем все по порядку.

ПОДГОТОВЬТЕ ОФИС К СВОЕМУ ОТЪЕЗДУ

Подготовка офиса в данном случае будет аналогична той, что вы проводили в прошлом месяце, когда собирались в отпуск. К этому времени и в картотеке, и на столе у вас должен быть порядок — так коллеги смогут найти то, что им понадобится в ваше отсутствие. Только в отпуске вам меньше всего хотелось бы слышать звонки с работы, а сейчас вы заинтересованы в том, чтобы быть на связи.

Если в вашем кабинете имеется какая-либо конфиденциальная информация, спрячьте ее от посторонних глаз в картотечный ящик или в стол. Личные бумаги отвезите домой.

Я уже не раз упоминала одно из основных правил дзен-организации: разбивайте любую задачу на отдельные этапы — и вас ждет успех. В данном случае нужно составить список дел, которыми вы занимаетесь ежедневно. Решите, какие из них могут подождать до вашего возвращения (пометьте буквой A) и какие на время вашего отсутствия можно поручить помощнику или коллеге (буква Б).

Это лучше сделать заранее, а не в последний день: если человек, который будет вас прикрывать, никогда раньше не занимался работой, подобной вашей, ему потребуется тренировка, а вам придется побыть в роли наставника или написать подробную инструкцию.

Теперь перейдем к проектам. Для начала перечислите их и возле каждого напишите либо дату промежуточного отчета по нему, либо дедлайн. Проекты, на которые ваше отсутствие не повлияет, можно не учитывать. Сконцентрируйтесь на тех, что потребуют внимания во время командировки. Возможно, придется задержаться на работе на пару часов, чтобы доделать кое-что до отъезда? Сможете ли вы работать в самолете (поезде и т.п.) и отеле?

Следующий шаг — выяснить, какую информацию взять с собой, чтобы завершить этапы проектов, дедлайны которых приходятся на время командировки. Если тяжело это сделать в уме, доверьте список бумаге.

Предположим, вы ведете пять проектов. Три из них не потребуют особого внимания в ваше отсутствие, а вот в двух других есть этапы, которые нужно завершить до отъезда или в пути.

Не забудьте, что документы разных проектов не должны перемешаться в портфеле — чтобы избежать этого, воспользуйтесь большими конвертами или папками.

Организованность, безусловно, поможет вам уложиться со сдачей проектов в срок. Но не стоит забывать о типе личности, который играет в работе не последнюю роль. Моя мама, к примеру, любила сначала выполнять самые трудные пункты списка, чтобы вычеркивать их первыми. И меня заставляла делать так же, пока я не пошла в колледж. С другой стороны, у меня было немало клиентов, которые получали заряд адреналина, выполняя самую сложную работу в последний момент, и при этом были успешными бизнесменами. Если вы относитесь к этой категории людей, дзен-организация все равно вам пригодится: по крайней мере ночью, когда вы будете доделывать проект, все, что нужно, будет под рукой. Кстати, в течение года у вас может появиться желание попробовать работать по другой системе. Ведь хочется испытать, каково это: сделать работу вовремя, да так, чтобы еще и свободное время осталось. Не исключено, что еще до конца года вы окажетесь в лагере моей мамы.

ПОДГОТОВЬТЕ ДОМ К СВОЕМУ ОТЪЕЗДУ

Безусловно, если у вас есть дети, отъезд в командировку усложняется: нужно не только подготовить дом, но и справиться с эмоциональной реакцией членов семьи.

Дом, как и офис, в ваше отсутствие должен продолжать функционировать. Кто бы ни остался за главного (супруга, бабушка, няня), он должен знать, что где находится. Суеты хорошо бы избегать, но, если до отъезда осталось немного времени, придется делать все быстро. Засучите рукава, запаситесь мешками для мусора и приготовьте таймер. Мы начинаем!

В каждой комнате устанавливайте таймер на десять минут и собирайте в мешки все, что можно и нужно выбросить. Не забывайте откладывать предметы, которые должны находиться в других местах дома. По прошествии десяти минут возвращайте их на законные места, но не позволяйте себе ни на что отвлекаться — на это просто нет времени. Для сохранения ритма можете включить рок-н-ролл.

Составьте список дел, которые нужно сделать до отъезда. Не следует ли пополнить запасы еды, подгузников или сока? Не ходите в магазин без списка — сейчас не время для импульсивного шопинга.

Составьте список всего, что может понадобиться «заместителю» (супругу, няне, родственнику) в ваше отсутствие: важнейшие телефонные номера, внеклассные занятия детей и т.д. Если в школу нужен пропуск — положите его на видное место. Убедитесь, что ваши контакты тоже лежат на виду.

Информацию для того, кто остается «на хозяйстве», можно распечатать и поместить в скоросшиватель (особенно если она растянется на несколько страниц). Копии для страховки можно разложить в разных комнатах. Обязательно внесите номера экстренных служб в список контактов мобильного телефона — если у вас дома возникнет критическая ситуация, вы, даже находясь в командировке, сможете получить необходимую информацию.

Напишите инструкцию по уходу за домашними животными (если, конечно, они у вас есть). Кстати, составляя список для шопинга, вы не забыли включить в него еду для них? Убедитесь, что остающиеся дома люди знают телефон ветеринара и месторасположение ближайшей ветлечебницы.

Теперь проверьте счета. Не нужно ли оплатить их до отъезда? А не наступит ли срок оплаты какого-нибудь счета, как раз когда вы будете в командировке? Отнеситесь к этому серьезно: зачем нарываться на неприятности и, к примеру, портить себе кредитную историю?

Если на то время, пока вы будете в отъезде, запланированы мероприятия, посетить которые вы уже согласились, обязательно свяжитесь с пригласившим и оповестите о том, что у вас срочная командировка.

Уезжая из дома, вы должны быть уверены, что оставляете все в полном порядке. Это позволит вам целиком сконцентрироваться на цели командировки, не беспокоясь о том, как домашние справляются без вас.

А сейчас я предложу вам сложное задание. Но надеюсь, что вы все же подумаете над ним. Дети будут по вас скучать. Дайте им понять, что ваша поездка — это то, из чего состоит жизнь взрослого человека. Объясните, что работа позволяет вам кормить и поить их. А вот попытки «откупаться» дорогими подарками, скорее, приучат детей к манипулированию вами и ситуацией. Купите ребенку в аэропорту футболку за $20 с упоминанием места, где вы были, а игровая приставка за $100 пусть подождет до дня рождения или другого праздника. Когда вы вернетесь, главным подарком ребенку будет какое-нибудь совместное развлечение. Выберите дату, отметьте ее в календаре, и пусть он ждет ее наступления как награды за несколько дней, проведенных без вас. Когда же этот день наступит, не обманывайте ожиданий ребенка и — да! — отключите на время свой мобильный телефон.

НЕ ЗАБУДЬТЕ РАСПАКОВАТЬ СУМКИ

Когда мои клиенты возвращаются с конференций, с ними начинают происходить чудеса. Что они делают? Прежде всего никогда не распаковывают те самые холщовые сумки, которые выдают на конференциях в качестве сувениров. Жвачка и конфеты, лежащие в них, постепенно каменеют. Материалы конференции, которые в общем-то могли пригодиться в работе, так и остаются нетронутыми. Ну а сами сумки отправляются в дальний угол кладовки или шкафа. На вопрос, зачем они там нужны, обычно следует ответ: «А вдруг мне надо будет доказать, что я действительно был на этой конференции?» Но ведь понятно же, что налоговой инспекции для проверки нужны будут счет из отеля и билет на самолет, а не сувенирная сумка.

Другой наиболее популярный ответ: «Ну а что, сумка-то хорошая, может пригодиться». Тот факт, что в кладовке скопилась уже их целая коллекция, клиентов почему-то не настораживает.

Вы ощущаете потребность в хранении таких сумок потому, что считаете их частью «добытого» на конференции. На самом же деле вы жертвуете ценным пространством дома или офиса во имя того, что очень скоро станет обычным мусором, и создаете беспорядок, который грозит превратиться в хаос. Почему бы не отдать эти сумки тем, кому они могут пригодиться, — школе или благотворительной организации? Или использовать ее как-то самим — например, носить в ней продукты из магазина. Почему не вытащить документы, которые в ней лежат, и выяснить, не следует ли какие-то из них включить в картотеку? Или, быть может, у вас есть имена, номера и факты, которые вы хотели бы сохранить? Перепечатайте эту информацию в соответствующий компьютерный файл, а бумагу выбросьте.

Организаторы конференций часто стремятся к тому, чтобы вы почувствовали, что не зря потратили деньги, а потому набивают сувенирную сумку множеством распечаток. Насладитесь этим чувством, а потом выбросьте, пожалуйста, все распечатки в корзину.