Четвертая неделя

Удалите ненужные файлы и сделайте резервную копию оставшихся

На этой неделе вы можете:

• Очистить жесткий диск компьютера.
• Сделать резервную копию файлов... пока не поздно.

Необходимое время: от 60 минут — в зависимости от объема файлов.

Когда я была маленькой, в нашем доме царили чистота и порядок. Маму всегда заботило, что скажут о ней гости, она буквально жила ради чистоты. Но о ее секрете знали только мы с отцом: в шкафах у нас был просто ад.

Мои клиенты, наводя порядок в кабинетах, нередко забывают о жестких дисках своих компьютеров, беспорядок на которых такой, что ни в сказке сказать, ни пером описать. И реагируют они на мои замечания так, как отреагировала бы мама: если это никто не видит, не о чем и беспокоиться. Но в том-то и дело, что беспокоиться есть о чем: вы усложнили жизнь не кому-нибудь, а себе. Поэтому на этой неделе мы займемся тайнами жесткого диска.

Наведите порядок в данных

Если файлы в вашем компьютере хранятся в беспорядке, самое время это исправить. Они должны работать синхронно с файлами из вашей картотеки — так будет легче находить необходимую информацию. Вас не смущает хаос в компьютере? А не бывает ли такого, что вы сидите и спрашиваете себя: «Как же я назвал тот файл?» или «В какую же папку я его сохранил?». И не вам ли приходится по 20 минут ждать, пока компьютер найдет нужный файл по ключевому слову?

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с работой, которую никто не любит.

• Удалите все ненужные файлы — они забивают память и замедляют работу системы, точно так же, как хлам в офисе тормозит вашу работу.
• Некоторые хранят электронный архив на отдельном сервере. Почему бы вам не сохранить там свои завершенные проекты?
• Разработайте категории, чтобы можно было хранить данные по определенной теме в одном месте. Когда мы создавали картотеку, я предлагала использовать подвесные папки с широким дном, а в них класть обычные папки. Так же можно поступить и в данном случае. Создавайте папки и помещайте в них связанные между собой файлы. А поможет вам в этом созданный ранее список файлов.
• Не засоряйте рабочий стол своего компьютера большим количеством ярлыков. Оставьте на нем только по-настоящему важные.
• Если можете, покрасьте папки с проектами на жестком диске в те же цвета, в которые окрашены папки и файлы в картотеке.
• Внимательно продумывайте названия категорий. Если вы сделаете это на бегу или между делом, попросту не запомните, как их назвали.

НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О РЕЗЕРВНОЙ КОПИИ!

Найдите способ делать резервные копии файлов — лучше сразу в нескольких форматах. Вопрос не в том, будет ли сбой в системе вашего компьютера, а в том, когда именно он случится. Кстати, мой компьютер сломался как раз в тот вечер, когда я дописывала эту книгу. Вы можете сохранять файлы в Сети, еженедельно записывать их на CD, запрограммировать компьютер на автоматическое сохранение их на внешнем жестком диске. Что бы вы ни выбрали, будьте последовательны. Разберитесь в том, как работает ваша система сохранения, и потренируйтесь записывать и извлекать файлы, чтобы не попасть впросак во время аврала.

Многие люди предпочитают записывать важную информацию от руки. Думаю, лучше всего совмещать и то и то. Главное, что нужно понимать, пользуясь компьютером, — информация может быть утеряна. Один мой друг, который тоже пишет книги, установил на свой компьютер программу автосохранения и, конечно, не стал делать дополнительные копии на CD. В итоге в программе случился сбой и она стерла нужный файл.

Теперь ИT-специалисты изо всех сил стараются спасти его недописанную книгу. Вам не приходилось попадать в похожую ситуацию? Как вы из нее выпутывались? Изменили ли вы после этого метод сохранения материала?

Работая над очередной книгой, я не только создаю резервные копии, но и посылаю готовые главы по электронной почте своей подруге Сьюзи, которая готовит их к публикации. Если случится что-то из ряда вон выходящее (я живу в Лос-Анджелесе, здесь бывают землетрясения), я буду знать, что материалы книги есть и у Сьюзи, и на почтовом сервере. А как вы оберегаете свою работу?

Вот два простых, но в то же время действенных совета. Первое: возьмите в привычку периодически сохранять документ, с которым работаете. Лично я нажимаю кнопку «Сохранить» по окончании каждого абзаца. Ваш документ никогда не пропадал из-за временного отключения электроэнергии? Чем потом рвать на себе волосы от досады, лучше сохраняйте текст почаще или пусть это делает за вас компьютер. Кстати, не забудьте удалить старые версии документа, когда он будет готов, иначе они засорят систему.

Другой мой фокус состоит в том, что я включаю в название файла дату его создания, например ReginaLeeds.12-07-08.doc. Это позволяет не тратить время на поиск определенной версии документа, когда необходимо отсылать его коллегам, которые, поработав с ним, возвращают документ обратно. Скажем, мы с редактором обмениваемся заметками по каждой главе. Корректура, редактура, дополнения — все это летает туда-сюда по Интернету. Наличие даты в названии файла гарантирует нас от ошибок в работе.

Помните, что данные в компьютере должны быть организованы по тому же принципу, что и файлы в картотеке. Беспорядок остается беспорядком как в реальном мире, так и в виртуальном.

АВГУСТ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Проанализируйте свой стиль общения. Ваши проблемы с коммуникабельностью могут быть обусловлены несовпадением вашего стиля со стилем окружающих.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Электронная почта должна служить вам, а не превращать вас в своего раба. Принимайте решения, сохраняйте то, что нужно, и не забывайте об архиве.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Используйте электронную почту, IСQ и SMS для повышения эффективности работы.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Организуйте данные в компьютере точно так же, как в картотеке. Приучитесь делать резервные копии рабочих материалов до того, как произойдет неизбежный сбой системы.