Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Жизнь по календарю
На этой неделе вы можете:
Необходимое время: 60 минут.
Сильвия — настоящий вечный двигатель. Она работает помощником руководителя и обладает удивительным даром «тушить пожары». Меня поразила ее способность двигаться вперед, сочетающаяся с очарованием и превосходным чувством юмора. Однако в один прекрасный день выяснилось, что насколько Сильвия великолепна в экстренных ситуациях, настолько же беспомощна в рутинном ведении проектов и выполнении повседневной работы.
Привычка откладывать работу до самого дедлайна обеспечивает постоянные приливы адреналина и делает жизнь интересной. Человек, способный в последний момент спасти весь отдел, воспринимается как герой. Но такая работа изматывает и физически, и духовно, и эмоционально.
Сильвии оказался необходим расширенный календарь. Как и многие, она кое-что записывала в календарь, но в основном полагалась на свою память. Мы разработали специальную систему записи всех ее встреч и дедлайнов. Каждый день у нее были дела, которые ей непременно нужно было завершить вне зависимости от того, какие «пожары» возникали в офисе. Осмысленное планирование позволило Сильвии и ее начальнику решить очень серьезные задачи, от которых зависело будущее компании.
Жизнь без сознательно выбранного направления никогда не меняется. «Ничего нового, все по-старому» — квинтэссенция такой жизни. Когда мы записываем задачи, нам легче судить о работе в целом. Мы перестаем мыслить короткими временными отрезками и охватываем взглядом более длительный период. К концу недели вы поймете, о чем идет речь. Приступим.
Прежде всего давайте выясним, не из тех ли вы людей, чья память хранит подробности всего на свете? Вы не представляете, сколько клиентов говорят мне, что могут держать в голове все важнейшие детали. Нередко это весь их график, от еженедельного совещания у начальника в 8 утра по вторникам до делового обеда в 12:30 в четверг... Кстати, в этот четверг или в следующий? Я убеждаю их в том, что рано или поздно такие чудеса окажутся ему не под силу. В молодости у меня была фотографическая зрительная память и я тоже держала в голове очень многое. Но время шло, и этот навык начал давать сбои.
Календарь, еженедельник, ежедневник — ваша страховка. Он подсказывает, где вы были и куда идете. Если хотите добиться успеха, вам постоянно придется пользоваться той или иной календарной системой хотя бы для того, чтобы не тратить силы понапрасну. Рассмотрим основные типы календарей, из которых вы сможете выбрать себе подходящий.
Многие мои клиенты пользуются календарем, который просто лежит на рабочем столе. Это крайне неэффективно! Единственное исключение — такой календарь подойдет, когда у вас на столе нет документов. Если же, для того чтобы заглянуть в него, вам приходится отодвигать документы, справочники или ланч, пора все менять.
Карманными календарями я тоже не рекомендовала бы пользоваться — они такие маленькие, их будто выпускают для лилипутов. Я понимаю, что такие календари влезают в дамскую сумочку и карман пиджака. Их обложки часто изготовлены из кожи, поэтому они являются предметом роскоши и стоят целое состояние. Неважно, сколько вы заплатили, — если вам не хватает места для записей, календарь нужно менять.
Между прочим, в конце декабря и начале января вы будете завалены календарями. Благотворительный фонд, которому жертвовали деньги, подарит вам свой, на обложке которого будут милые мордашки животных или голодающие дети. Партнеры подарят вам несколько штук с логотипами компаний. Коллеги и друзья наверняка закажут для вас календарь с изображением ваших детей или любимой собаки. Подаренные благотворительным фондом и партнерами выбросьте или всучите кому-нибудь. Над календарем от друзей и коллег поохайте, поахайте, а потом... ну, вы, наверное, и сами догадались — на помойку его! За исключением последнего случая все они — всего лишь недорогие инструменты маркетинга. Если чувство вины не позволит от них избавиться, да здравствует хаос.
В любом крупном магазине канцтоваров имеется широкий ассортимент ежедневников, которые вы можете приспособить к собственным нуждам. Лично я пользуюсь ежедневником Day Runner. Есть и другая хорошая система планирования — Day Timer. Многим моим клиентам, работающим в крупных американских компаниях, компания FranklinCovey предлагала не только ежедневники, но и бесплатное обучение обращению с ними. Мне кажется, система FranklinCovey все же сложновата, и к тому же в ней слишком много перекрестных ссылок. Но такой подход к делу, безусловно, заслуживает уважения. Не надо принимать систему полностью — адаптируйте ее к своим личным предпочтениям. Именно это ключ к успеху в работе с любым календарем и ежедневником.
Все компании, производящие бумажные календари, выпускают скоросшиватели для страниц и прочих вкладок (это могут быть вкладки с адресами и телефонами, визитницы, листы для заметок).
Я пользуюсь бизнес-вариантом Day Runner, потому что он большой, а значит, у меня много места для записей. Вам, возможно, захочется приобрести календарь среднего размера, чтобы брать его на встречи. Лично я никогда не выношу свой календарь за пределы рабочего кабинета. Каждый вечер заглядываю в него и составляю список дел на завтра. А потом очень приятно вычеркивать пункт за пунктом и видеть, что день прошел не зря и ты двигаешься вперед. Помните, этот список — не догма, вы же не на каменных скрижалях пишете!
Есть варианты ежедневников в обложках из натуральной и искусственной кожи, на магнитной застежке и на липучке — вы станете использовать свой календарь и скоросшиватель очень часто, так что подберите такой, вид которого будет доставлять эстетическое наслаждение.
К скоросшивателю обычно прилагается несколько листов бумаги. В магазине можно изучить, что еще предлагает компания-производитель: листы бухгалтерской отчетности, кармашек для ручек и карандашей, белые или линованные листки для заметок. Но самое главное — выбрать подходящий тип страниц для ежедневника. Посмотрим, что у нас есть.
Страницы для ежедневника: если ваше расписание нестабильно или его практически нет, помогут страницы, на которых сразу виден весь месяц с пустыми клеточками-днями. На прошлой неделе, к примеру, я работала с клиентами в пятницу, субботу и воскресенье. Мало того, что каждый из этих дней мне приходилось проводить на ногах по восемь часов, я знала, что еще по три часа буду проводить в пробках. Поэтому очень важно, чтобы понедельник стал днем отдыха. Если бы у меня не было еженедельника, я могла бы принять в этот день приглашение на светское мероприятие, не подумав о том, что, вероятно, буду слишком уставшей и вряд ли получу от него удовольствие.
Если работа связана с большим числом встреч и мероприятий, вам больше подойдет еженедельник-планировщик с днями, расписанными по часам. Каждая его страница будет, по сути, списком дел. Если вы собираетесь носить его с собой и в течение дня записывать информацию с адресами электронной почты и телефонными номерами, вносите эти данные в раздел «Контакты» (не забывая дублировать их в электронном виде или на бумаге) — тогда в ближайшие годы вам не придется пользоваться этим ежедневником как справочником.
Я оставляю себе визитку, только если мне по-настоящему интересен ее владелец или услуги, которые он может оказать. Храните визитницу в офисе и сразу по возвращении со встречи помещайте в нее полученные визитки. Если вы потратите всего минуту на то, чтобы изучить карточки, может выясниться, что они вам не очень-то и нужны. Со временем эти действия станут механическими и вы поймете, что они отнимают немного времени и при этом обеспечивают организованность. Ведь гораздо проще потратить две минуты на то, чтобы зафиксировать полученные за день контакты, чем раз в год садиться и тратить на это несколько часов только потому, что вам недосуг было заниматься этим ежедневно.
У большинства моих клиентов имеется коллекция визиток, а по столам у них обычно разбросаны клочки бумаги с номерами телефонов и адресами электронной почты. Примерно раз в год все это сгребается в кучу и летит в корзину. Не допустите, чтобы такое случилось и с вами. Это не только неэффективно, но и заставляет испытывать чувство вины. Лучше выработать еще одну хорошую привычку: в конце каждого рабочего дня записывать контакты. Данные с визиток заносите, к примеру, в компьютер, а сами визитки выбрасывайте.
Еженедельник — во многом полезный компромисс между двумя предыдущими системами. Он вполне оправдывает себя, если у вас стабильное расписание. Важность того или иного события легче оценить в масштабе недели, нежели в масштабе месяца.
Настенный календарь подойдет только в случае, если вам нужно время от времени быстро с ним сверяться. Когда сотрудники регулярно собираются в штаб-квартире или конференц-зале и важно быстро выяснить их местонахождение или дедлайны проектов, большой календарь и в самом деле будет полезен.
Но лучшее место настенного календаря — дом, хозяева которого водят своих детей на внеклассные занятия и бывают на светских мероприятиях. В этом случае он поможет всем придерживаться семейного расписания.
Электронный календарь — отличный инструмент вне зависимости от того, используете ли вы PC, Mac, коммуникатор или все сразу. Если работаете в крупной компании, скорее всего, вы пользователь PC и вашим календарем является Outlook. Календарная система Mac ничуть не хуже. Эти электронные календари автоматически выполняют работу, которую вручную вы проделывали бы гораздо дольше. Но суть вопроса — в слове «использовать». Ни одна система не сможет предугадать ваши расписание, потребности и метод работы. Вам самим нужно что-то делать с календарем, причем регулярно!
Онлайн-календари есть и у Google, и у Yahoo!, и у AOL. Они созданы очень изобретательно, и работать с ними — одно удовольствие. Если вы проводите за компьютером целый день, календаря лучше вам не найти.
Любой календарь, бумажный или электронный, требует регулярной работы. Попробуем оценить время, которое предстоит затратить на выполнение этого задания. Поначалу, если раньше вы не вели календарь, может показаться бессмысленным тратить время на то, чтобы записывать что-то или в письменном виде отмечать изменения в графике встреч. Между тем на поддержание календаря и контактов в порядке обычно уходит не больше десяти минут в день.
А сколько времени вы тратите сейчас на то, чтобы найти то или иное приглашение? Вы знаете, что скоро нужно будет посетить прием, но не помните: он в эти выходные или в следующие? Будет ли у вас время купить подарок? А с работой успеете управиться? Никогда не случалось биться головой о стену при осознании, что времени на подготовку проекта меньше, чем казалось? Подобные ситуации порождают стресс, иссушающий физически и эмоционально.
Если вам нужно что-то сделать — принять участие в рабочем совещании, сходить на концерт дочери или слетать в Даллас на переговоры, — вы должны немедленно внести это событие в календарь. Очень полезная привычка. Вы замечали, что супруги, которые счастливы в браке, никогда не отвечают на приглашения «да»? Они всегда говорят что-то вроде «У меня в этот день ничего нет, нужно посмотреть, что у жены/мужа». Вот и вы, прежде чем дать ответ на приглашение, должны сверяться со своим календарем. Он — хранитель ключа к вашему времени. И к вашему будущему.
Направьте всю свою энергию без остатка на текущие дела. Это легко сделать, если вы сознательно планируете каждый день. Если расписание формируется стихийно, трудно соответствовать моменту. Вы все время спрашиваете себя: «Что там у меня дальше по плану? Не забыл ли я чего? А может, я сейчас должен заниматься не этим, а чем-то другим?» Самоорганизация при помощи календаря требует времени, но эти затраты несопоставимы с затратами на систему под названием «Я и так все помню». Попробуйте. В конце концов, что вам терять, кроме стресса, раздражения и — о да! — потраченного впустую времени.
Войти с помощью соц. сетей: