Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Составляем список дел
На этой неделе вы можете:
Необходимое время: от 60 до 90 минут.
Клиенты часто жалуются: «Реджина, я все время составляю списки дел, но выполняю только половину. В итоге несделанное приходится переносить в новый список, и так без конца». Знакомая ситуация? Это классический пример погони за двумя (тремя, четырьмя) зайцами. Логика поклонников подобного подхода такова: если я внесу в список абсолютно все, что должен сделать, то что-то уж точно сделаю. У вас появляется замечательная отговорка: спрашивает вас, к примеру, жена, забрали ли вы белье из прачечной, или, скажем, коллега интересуется, составили ли вы коммерческое предложение, которое должно было лежать у босса на столе еще вчера, а вы им: «Эти дела у меня в списке, просто руки до них еще не дошли».
Но список дел — это всего лишь список. Нужен еще и план. Люди нередко, сами того не осознавая, пребывают в плену так называемого «магического мышления». В данном случае составление списка дел, которые вы хотите или обязаны сделать, — это шаг в правильном направлении. Однако сам по себе он работать не будет. Тут-то и начинается «магия»: мы почему-то думаем, что сам факт составления списка автоматически означает выполнение его пунктов. Но это ведь не так, нужно сделать еще кое-что. Что именно — вы и узнаете на этой неделе.
Многие эксперты считают, что в список нужно вносить все дела, которые необходимо сделать. Мне такой подход кажется непродуктивным и избыточным, и я применяю его облегченную версию: записываю все, что должна сделать именно сегодня. Это и есть мой вариант списка.
Ежедневно вечером я просматриваю календарь и сверяюсь с дедлайнами — как собственными, так и установленными для меня другими людьми. На основе этого анализа составляю список дел на следующий день. А теперь — важнейший кусочек головоломки: вы должны поэкспериментировать, понять, какой вариант действий для вас лучше, и придерживаться этой формулы.
Ниже представлен примерный список дел работающей матери. Как вы заметите, он касается и работы, и дома, и личных планов, и семейных обязанностей. Интересно, что вы скажете, когда дочитаете этот список до конца? «Надо же, все записала, ничего не упустила!»? Или, быть может, он вас напугает своей длиной? Крепитесь — Волшебная формула нам поможет!
Сходить за продуктами.
Помочь Элли с документами для поступления в колледж.
Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница).
Постирать белье.
Написать маме.
Купить подарок папе на день рождения.
Решить, по каким дням ходить на массаж.
Навести порядок на кухне и в ванной. Вызвать слесаря (течет кран в ванной).
Разослать приглашения на день рождения Дона.
Решить, куда ехать в отпуск.
Назначить ланч с клиентами из компании N.
Приготовиться к разговору с шефом по поводу прибавки к зарплате.
Очистить папку «Сделать» в электронной почте.
Обновить календарь для сотрудников.
Я могла бы продолжать это список до бесконечности, но и того, что здесь перечислено, вполне достаточно, чтобы понять: это напоминает изложенный на бумаге поток сознания, а не документ, который должен помочь мне стать организованной. Если бы я была новичком в организаторском деле, возможно, составила бы похожий список. Сейчас я уверена, что гораздо эффективнее будет перенести пункты списка в календарь. Список главных файлов — это инструмент, к которому вы обращаетесь, когда бумажный поток начинает валить вас с ног. Календарь же — ваш ежедневный компаньон, при помощи которого можно составить план дел на день. В следующих ниже разделах я предлагаю несколько подсказок, которые помогут вам составить правильный список. Смотрите же, как работает Волшебная формула.
В программе Excel вы сможете составить простой и гибкий список. Когда закончите, просмотрите его. Нет ли в нем пунктов, которые вы уже сейчас можете вычеркнуть, потому что они все равно не будут выполнены? Или пунктов, которые можно вписать в календарь? Если, к примеру, вы в марте думаете о том, куда поедете на Рождество, не лучше ли перенести эти раздумья хотя бы на середину июня? И выкиньте пока этот пункт из головы — всему свое время.
Для этого вам потребуется лишь вырезать и вставлять. В этом безусловное преимущество компьютера перед бумагой. Список из приведенного выше примера разбивается на следующие категории: «Работа», «Семья/Дети», «Дом» и «Личное». Такое разделение дает возможность разбираться с каждой категорией по отдельности, расположив их в порядке снижения важности.
Ниже представлен тот же список, но уже разбитый на категории и доведенный до ума. Чувствуете разницу?
Работа
Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница).
Назначить ланч с клиентами из компании N.
Приготовиться к разговору с шефом по поводу прибавки к зарплате.
Очистить папку «Сделать» в электронной почте.
Обновить календарь для сотрудников.
Личное
Решить, по каким дням ходить на массаж.
Семья/Дети
Помочь Элли с документами для поступления в колледж.
Написать маме.
Купить подарок папе на день рождения.
Разослать приглашения на день рождения Дона.
Решить, куда ехать в отпуск.
Дом
Сходить за продуктами.
Постирать.
Навести порядок на кухне и в ванной.
Вызвать слесаря (течет кран в ванной).
Читая этот вариант списка, я успокаиваюсь. Теперь можно выбрать категорию и сделать график выполнения входящих в нее пунктов или разбить их на отдельные шаги. Вот мои наблюдения.
Тратить энергию на других и на выполнение заданий — это, конечно, хорошо, но давать что-то другим можно только в том случае, если это «что-то» у вас есть. Что вы добавите в категорию «личное»? Любите массаж или предпочли бы сходить в кино? Пункт «Массаж» в списке сам по себе смысла не имеет, но, если вы запишете в календаре, скажем, на ближайший вторник «Записаться на массаж на субботу», это уже будет похоже на часть плана.
В этой категории один из пунктов — «Вызвать слесаря» — требует немедленного выполнения. Остальные же — повседневные дела, которые автоматически делаются в определенные дни. Более того, если ваши дети дома, кое-что (к примеру, стирку) можно поручить им. В моем календаре пункты «Постирать» и «Сходить за продуктами» записаны на соответствующие дни недели. Этот порядок меняется, если я, к примеру, уезжаю в путешествие, напряженно работаю или нахожусь за городом. Но в основном он неизменен. Почти механическое выполнение этих заданий дает ощущение комфорта. Они становятся островками стабильности в бурном море жизни.
Я оставила «Работу» напоследок, чтобы мы смогли уделить ей побольше внимания. Разберем каждый пункт в отдельности и посмотрим, нельзя ли как-то упростить себе жизнь.
«Назначить ланч с клиентами из компании N» и «Обновить календарь для сотрудников» — это конкретные действия. Я бы вписала их в календарь, назначив наиболее подходящий для этого день.
Разбираться с письмами приходится каждому из нас. Главное — делать это ежедневно. Электронная почта облегчает работу, но стоит только утратить бдительность — и она становится ловушкой, пожирающей время.
Что касается разговора с шефом о прибавке к зарплате, то тут важно выбрать правильное время и отразить это в календаре. Зачем забивать себе голову заданиями, которые не имеют отношения к настоящему моменту?
Вписывая тот или иной пункт в календарь, задавайте себе вопрос: нет ли в списке других пунктов, выполнение которых можно совместить с выполнением этого? Предположим, я вписала пункт о прибавке к зарплате в свой календарь на определенный день. Вечером накануне этого дня я заглядываю в календарь, вижу этот пункт и добавляю к нему другие, которые помогут мне его выполнить. Не понимаете? Ничего, скоро разберемся.
А пока обратимся к последнему пункту: «Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница)». Попробуем совместить календарь и список дел: проект, вероятнее всего, напрямую связан с повышением вашей зарплаты. Значит, они должны идти в связке. И так будет со всеми остальными проектами. Конкретные задания могут меняться, но образ действий останется прежним. Немного потренировавшись, вы научитесь контролировать свою трудовую жизнь. Сейчас она, возможно, контролирует вас.
В январе я говорила о том, как выбрать ежедневник, ваш путеводитель по собственному времени. В этом месяце пора довести навык работы с ним до совершенства. Эффективная трата времени позволяет расставить приоритеты.
Откройте свой дневник так, чтобы перед вами были две чистые страницы. Левую разделите на две колонки. В первой разместите список служебных обязанностей, которые вы исполняете регулярно (вы составляли этот список на прошлой неделе, просто скопируйте его). Рядом с каждым заданием обозначьте время, которое вы обычно затрачиваете на его выполнение. Выглядеть это должно примерно так:
Обработка почты — 30 минут.
В верхней части правой колонки перечислите все особые задания или спецпроекты. Чем вы занимаетесь сейчас? Возьмем один из проектов и разобьем его на этапы.
Предположим, проект Митчелла из нашего примера нужно закончить 15 июня. Сделайте соответствующую пометку в календаре.
В списке дел вы, возможно, записали: «Закончить проект N». Но упоминание даты действует угнетающе. Какие же шаги нужно сделать, чтобы завершить проект? Необходима ли предварительная исследовательская работа? Хватит ли вам информации из открытых источников или придется общаться со знающими людьми? Понадобится ли составлять описание проекта или требуется лишь устная презентация? В последнем случае будете ли вы специально готовиться к выступлению? Перечислите шаги в логическом порядке и запишите их в дневник. Затем оцените, сколько времени займет каждый из них, и внесите их в календарь. Например:
| Понедельник, 15 мая | Доклад по проекту Митчелла (ПМ) (дедлайн — пятница): завершить интернет-исследование. |
| Вторник, 16 мая | ПМ: завершить телефонные переговоры с экспертами; обобщить всю полученную информацию. |
| Среда, 17 мая | ПМ: подготовить черновик доклада. |
| Четверг, 18 мая | ПМ: сделать окончательный вариант доклада. |
| Пятница, 19 мая | Представить на рассмотрение руководства проект Митчелла. |
Каждая запись в календаре напоминает о том, какая именно часть подготовки проекта должна быть завершена в тот или иной день. Вечером, составляя план дел на следующий день, я вдаюсь в детали настолько, насколько это необходимо для быстрого движения к намеченной цели. Вот как могут выглядеть вторничные записи, касающиеся доклада о проекте Митчелла:
Если вам кто-то помогает, к очередному шагу припишите имя человека, который будет за него отвечать. И определите, когда именно вы должны получить информацию от коллег или подчиненных. Запросите ее на два дня раньше — это позволит подстраховаться на случай болезни или несвоевременного ответа. Если вы пользуетесь компьютером, помимо записей в календаре можно прибегнуть к помощи автоматического напоминателя.
А теперь подойдем к делу творчески и взглянем на ситуацию под другим углом. Я хочу, чтобы при решении различных рабочих проблем у вас был выбор. На одной из страниц дневника распишите неделю (или распечатайте ее из Outlook и вклейте в дневник). Если у вас есть текущие проекты, впишите в ячейки, соответствующие дням недели, задания, которые необходимо выполнить. Пометьте примерное время, которое уйдет на их выполнение.
Затем впишите ежедневные дела, также сопроводив их указанием предполагаемых временных затрат. Посчитайте, сколько времени потребуется на выполнение всех заданий. Укладываетесь в рабочий день? Может быть, можно каким-то образом ускорить выполнение ежедневных обязанностей, а что-то и исключить? Ведь, помимо работы, есть еще и личная жизнь, также требующая выполнения определенных обязанностей. Хватает ли вас физически и эмоционально на все?
Взгляните на задания и шаги, которые нужно сделать для их выполнения. Какие необходимо произвести прямо на следующий день? А на этой неделе? А в следующем месяце? Какое из заданий обязательно нужно выполнить в конкретный день, а какое можно и отложить до тех пор, когда у вас будет побольше времени?
Ваш календарь — это макромир, шаблон, на который вы накладываете свой график. А план дел — это микромир. Макромир необходимо создавать раз в неделю, микромир — каждый вечер. И в обоих случаях постоянно задавать себе вопрос: реалистично ли это?
Наконец, не забывайте о Волшебной формуле. Можно ли отменить то или иное задание или перепоручить его кому-то еще? Можно ли перенести задание, раз его дедлайн — в следующем месяце? Эти вопросы помогут вам организовать свой день.
Проведя описанную выше работу, вы увидите, что большинство дней будет проходить именно так, как вы решили. Но некоторые сложности все же возникнут, и тогда важно вместе с водой не выплеснуть ребенка. Вот три совета, к которым стоит прислушаться.
План дел на день — это все же не каменная скрижаль. В любой план по ходу дела можно внести изменения. Только разберитесь — действительно ли внезапно возникшая задача требует немедленного решения или вы, подсознательно не желая выполнять заранее намеченное, мешаете сами себе.
Планы должны быть реалистичными, а вы обязаны научиться говорить «нет». Если вы тщательно планируете день, а потом приходите в офис и постоянно отвлекаетесь на вопросы, требующие немедленного реагирования, то либо ваши планы не реалистичны, либо у вас не хватает силы воли на то, чтобы противостоять меняющимся обстоятельствам. Изучите свой план и убедитесь в том, что он выполним, и, хотя бы из уважения к своим обязанностям, научитесь говорить «нет».
Выработайте режим. Постоянно старайтесь придерживаться режима и выполняйте обычные ритуалы («Уже 11 часов, значит, мне пора...»). Это поможет вам в течение дня, ведь режим — основа порядка.
И еще несколько подсказок.
Когда коллега приходит к вам со срочным делом, убедитесь, что эта срочность касается не только коллеги, но и вас. Вы не обязаны все время говорить «да» и отказываться от своих планов, чтобы помочь другим. Если дело действительно не терпит отлагательств (или это указание начальства), вам, разумеется, придется перестроить свои планы на день. Если же просьба коллеги связана с его собственными потребностями и желаниями, вежливо ответьте, что займетесь этим, как только у вас появится время.
В числе остальных вы ежедневно будете выполнять задания, которые не требуют много времени и серьезного умственного напряжения. Займитесь ими в перерывах между более масштабными задачами. С одной стороны, это будут своеобразные передышки для мозга, а с другой — с их помощью вы все равно двигаетесь вперед. Не следует начинать день с малозначительных задач, и тем более не стоит уделять им много времени.
Сосредоточьтесь на задачах, решение которых поднимет либо ваш доход, либо престиж, либо и то и другое сразу. Если вы ответите на e-mail тети Мэгги, вас, может быть, и выберут «племянником года», но зарплату за это точно не повысят.
Попробуйте определить, какие ежедневные обязанности представляют собой ловушку. Первым пунктом в списке будет электронная почта. У большинства из нас уже выработалась зависимость от нее. Поэтому в работе с письмами необходимо придерживаться четкой стратегии. Я, например, получаю удовольствие от удаления писем в самом начале рабочего дня — чем больше, тем лучше. Это ведь огромное психологическое облегчение — сказать «нет» тому, что не заслуживает внимания. Если вы еще не отточили технику удаления ненужной почты, проверяйте свой ящик примерно в 11 утра, и тогда у вас будет возможность действовать в соответствии с приоритетами, пока разум еще свеж.
Другая ловушка — телефон. Если вы работаете над проектом, дедлайн которого все ближе, переведите телефон в режим голосовой почты. Если у кого-то действительно важное дело, он найдет способ связаться с вами: позвонит коллеге или оставит сообщение.
Несмотря на текущие задачи, следите за своим организмом. Большое количество воды, зарядка и здоровая еда — вот элементы питания вашего тела и мозга.
Не забывайте о лотках входящей и исходящей корреспонденции. У меня есть невообразимо загруженный работой клиент, который не может себе позволить потратить зря даже сантиметр поверхности стола, а потому его «Входящие/Исходящие» — это два кармана для почты у двери. Сотрудники кладут или вынимают почту, не заходя в кабинет и не донимая моего клиента пустыми разговорами.
Даже если вам 20 лет и у вас безупречная память, всегда все записывайте! Мозг нужен для того, чтобы решать проблемы, а не для того, чтобы хранить информацию, которую вполне можно доверить календарю или компьютеру.
Если вы начинаете делать не то, что записано в плане на день, спросите себя, чего вы избегаете или боитесь.
Лучше сделать меньше, но лучше, чем больше, но кое-как.
У каждого человека свой распорядок дня, поэтому универсальную формулу я предложить не могу. Но это и к лучшему: вы можете подойти к разработке плана творчески. Составьте расписание и поработайте по нему один-два дня. Доводите его до ума, пока не найдете оптимальное время для составления документов, телефонных переговоров или электронной переписки. Приобретенные организаторские навыки помогут вам решать внезапно возникающие срочные задачи и возвращаться к нормальному режиму работы. Очень скоро вам останется только удивляться тому, как вы позволяли чужим потребностям и желаниям сбивать себя с выбранного пути.
На следующей неделе мы рассмотрим «врагов» графика — часть из них вы сами пригласили в свою жизнь, а другие ворвались в нее, не спросив у вас разрешения. После завершения нашего годового курса вы станете гораздо лучше разбираться в тайм-менеджменте — краеугольном камне в здании вашего успеха.
Войти с помощью соц. сетей: