Встречи обходятся примерно в $200 в час на каждого участника. Здесь учитываются зарплаты, премии, затраты на использование помещения и т. д. Когда вы в следующий раз будете проводить рабочую встречу, посчитайте затраты на нее. Результат вас сильно удивит.

Две истины о встречах:

1) встречи необходимы;

2) встречи часто оказываются бесплодной тратой времени.

Часто эти две истины относятся к одной и той же встрече. Одним участникам встреча кажется бесценной, другим – лишней или бесполезной.

Профессионалы знают, что встречи обходятся дорого. Они также знают, что их собственное время драгоценно; им нужно писать код и выдерживать график. По этой причине они активно сопротивляются посещению встреч, которые не приносят немедленной и значительной пользы.

Вы не обязаны посещать каждую встречу, на которую вас приглашают. Более того, посещать слишком много встреч непрофессионально. Время нужно расходовать разумно. Будьте очень осмотрительны с выбором встреч, которые нужно посетить или от которых нужно вежливо отказаться. Человек, приглашающий вас на встречу, не отвечает за управление вашим временем – за него отвечаете только вы. Таким образом, получив приглашение, не принимайте его, если только ваше участие не объясняется немедленной и значительной необходимостью для текущей работы.

Иногда встреча посвящена теме, которая представляет для вас интерес, но не является строго необходимой. Решайте сами, сможете ли вы выделить для нее время. Будьте осторожны – такие встречи способны поглотить все ваше рабочее время.

Иногда вы знаете, что ваше участие может принести пользу, но встреча не является непосредственно значимой для того, чем вы сейчас занимаетесь. Решайте, компенсируются ли потери для вашего проекта пользой для других проектов. Возможно, это прозвучит цинично, но вы в первую очередь отвечаете за свои проекты. Тем не менее взаимопомощь групп часто приносит пользу, так что вы можете обсудить возможность своего участия со своей группой и начальством.

Иногда с просьбой о вашем присутствии на встрече к вам обращается какое-нибудь авторитетное лицо – например, технический специалист очень высокого уровня или руководитель другого проекта. Вам придется решать, перевешивает ли этот авторитет ваш рабочий график. Как и в предыдущем случае, в принятии решения может помочь группа или начальство.

Одна из самых важных обязанностей вашего руководителя – удерживать вас от участия в лишних встречах. Хороший руководитель более чем охотно защитит ваш отказ от участия, потому что ваше время представляет для него такую же ценность, как и для вас.

Встречи не всегда идут так, как планировалось изначально. Иногда вы сознаете, что отказались бы от участия в текущей встрече, если бы знали больше. На встрече могут подниматься новые темы или в обсуждении на первый план выходит чья-то излюбленная тема. За годы я выработал простое правило: если на встрече стало скучно – уходите.

Еще раз напомню, что вы обязаны эффективно управлять своим временем. Если вы застряли на встрече, которая лишь понапрасну расходует ваше время, найдите способ вежливо покинуть эту встречу.

Разумеется, не нужно в гневе выбегать из помещения с восклицанием: «Какая скука!» Не нужно проявлять неуважение. Просто спросите в подходящий момент, насколько необходимо ваше присутствие. Объясните, что вы не можете выделить больше времени, и спросите, нельзя ли ускорить обсуждение или изменить повестку дня. Важно понять, что оставаться на встрече, расходующей ваше время, в ход которой вы не можете внести сколько-нибудь значительного вклада, было бы непрофессионально. Вы обязаны разумно тратить время и деньги своего работодателя, поэтому в выборе подходящего момента для обсуждения вашего ухода нет ничего зазорного.

Почему мы смиряемся с затратами на проведение встреч? Потому что иногда бывает нужно собрать всех участников в одной комнате для достижения конкретной цели. Чтобы время участников расходовалось эффективно, встреча должна иметь четкую повестку дня с указанием цели и времени обсуждения по каждой теме.

Если вас просят прийти на встречу, убедитесь в том, что вы знаете, какие темы будут обсуждаться, сколько времени на них выделено и какая цель должна быть достигнута. Если вам не удается получить четкие ответы на эти вопросы, вежливо откажитесь от участия.

Если, придя на встречу, вы обнаруживаете, что повестка дня сорвана или изменена, предложите отложить новую тему и вернуться к исходной повестке. Если этого не произойдет, вежливо покиньте встречу при первой возможности.

«Пятиминутки» являются частью канона гибких методологий. Название происходит от того факта, что участники обычно стоят во время проведения встречи. Все участники поочередно отвечают на три вопроса:

1. Что я сделал вчера?

2. Что я буду делать сегодня?

3. Какие сложности мне предстоит решить?

Вот и все. Ответ на каждый вопрос должен занимать не более 20 секунд, так что на каждого участника уйдет не более минуты. Даже в группе из 10 человек встреча будет закончена за 10 минут.

Самая сложная разновидность встреч в каноне гибких методологий. При плохом исполнении они занимают слишком много времени. Для хорошего проведения таких встреч необходимы соответствующие навыки, которые стоит освоить.

На встречах планирования итераций из списка реализации должны выбираться те элементы, которые должны быть выполнены в ходе следующей итерации. Оценки и прогнозы коммерческой ценности выполняются заранее. При действительно хорошей организации работ приемочные/компонентные тесты должны быть уже написаны или хотя бы определены в черновом варианте.

Встреча должна проходить достаточно быстро: краткое обсуждение по каждому элементу списка реализации, после чего элемент либо выбирается, либо отклоняется. Ни на один элемент не должно уходить более 5 или 10 минут. Если потребуется более подробное обсуждение, запланируйте его на другое время с частью группы.

У меня есть простое эмпирическое правило: встреча не должна занимать более 5 % общего времени итерации. Таким образом, для недельной итерации (40 часов) встреча должна завершаться в пределах двух часов.

Эти встречи проводятся в конце каждой итерации. Участники группы обсуждают, что прошло хорошо, а что плохо. Ключевые участники видят демонстрацию новых возможностей. При неправильной организации эти встречи могут занимать очень много времени; планируйте их за 45 минут до завершения последнего дня итерации. Выделяйте не более 20 минут на ретроспективу и 25 минут на демонстрацию. Не забудьте, что прошли всего одна-две недели, так что материала для обсуждения не так уж много.

Кент Бек однажды сказал мне очень важную вещь: «Любой спор, который не удается завершить за 5 минут, не может быть решен обсуждением». Если спор занимает слишком много времени, значит, не существует четких доказательств в пользу одной из сторон. В таких ситуациях спор обычно имеет религиозную подоплеку, а не базируется на фактах.

Технические разногласия порой заходят за край. У каждой стороны имеются всевозможные обоснования своей позиции, которые редко подкрепляются данными. Без данных любой спор, который не приходит к согласию за несколько минут (от 5 до 30), попросту не способен прийти к согласию. Единственное, что можно сделать в такой ситуации, – это раздобыть данные.

Некоторые люди пытаются выиграть в споре за счет демонстрации характера. Они кричат, пытаются давить или изображают снисходительность. Это не важно; сила воли не может разрешить спор на продолжительное время. Данные – могут.

Другие занимают пассивно-агрессивную позицию. Они соглашаются просто для того, чтобы закончить спор, а затем саботируют результат, отказываясь участвовать в решении. Они говорят себе: «Вы так хотели, вот теперь сами и разбирайтесь». Вероятно, это худший из вариантов непрофессионального поведения. Никогда, никогда не поступайте подобным образом. Если вы соглашаетесь, то вы обязаны участвовать.

Как получить данные, необходимые для урегулирования разногласий? Иногда можно провести эксперимент, устроить имитацию или моделирование. А иногда лучше всего попросту бросить монетку, чтобы выбрать один из двух путей.

Если все получилось, значит, этот путь был работоспособным. Если возникли проблемы – вернитесь и опробуйте другой путь. Заранее согласуйте время и набор критериев, по которым будет приниматься решение об отказе от выбранного пути.

Остерегайтесь встреч, которые проводятся только для подавления разногласий и привлечения поддержки одной из сторон. Также избегайте встреч, на которых присутствует только одна из спорящих сторон.

Если спор необходимо урегулировать, попросите каждую сторону изложить свои аргументы группе не более чем за 5 минут, после чего проведите голосование. Вся встреча займет не более 15 минут.