Глава четвертая. Навыки эффективного человека

Умение грамотно спланировать свой день и распределить задачи – очень важный навык. В основе практически всех современных систем тайм-менеджмента лежит матрица Эйзенхауэра.

Основная суть этой методики. Эйзенхауэр предложил оценивать проблему с двух сторон. Первым параметром была срочность, вторым – важность задачи.

Чем больше результат влияет на деятельность, тем важнее считается задача. Срочность же можно определить так: насколько быстро надо решить задачу и как выполнение задачи связано с временем, которое на нее будет потрачено.

Эйзенхауэр выделил следующие виды задач, мы назовем их в порядке приоритетности.

Срочно и важно

Срочно, но не важно,

Важно, но не срочно

Неважно и не срочно.

К делам «срочно и важно» нужно отнести: ситуации критические, срочные проблемы, работу с жесткими конечными сроками.

К делам «важно, но не срочно» можно отнести: планирование текущих и грядущих дел, отдых, сон, обучение.

К делам «срочно, но не важно» можно отнести: встречи, дела которые в будущем могут стать срочными, и совещания.

К последнему пункту мы отнесем все остальное.

Если вы распределите дела по этому принципу, как минимум половина дел отложится на некоторое время, а останется только то, что действительно, как говорится, «горит».

Следующим важным инструментом планирования будет, как ни странно, умение отключаться от работы и правильно отдыхать.

Нельзя быть на связи круглосуточно и семь дней в неделю. Если вы не успели что-то сделать во время рабочей недели, срок все равно упущен. И последствия в любом случае дадут о себе знать. Интенсивная рабочая неделя – это всегда стресс. И выходные нам даны для того, чтобы абстрагироваться и отойти от рабочих проблем. Не занимайтесь домашними делами в выходные. Да, звучит странно, но что же тогда делать и когда делать домашние дела? Делайте их в будни и считайте, что это тоже ваша работа. Будет оптимально, если ваши домашние дела будут включены в ваш рабочий план так же, как и дела рабочие. Выходные лучше будет посвятить походу в театр, чтению книг или просмотру фильмов. Постарайтесь мозгами отдохнуть от того, что заботит вас в будни.

Обязательно анализируйте происходящее с вами, ваши задачи, отношения с людьми. Анализ – это важная часть вашего развития. Всегда просыпайтесь в одно и то же время. Важно не менять некоторые привычки и не давать себе послаблений. Часто многие пытаются отоспаться на выходных. Если хотите научиться эффективному планированию и стать по-настоящему эффективным человеком, то сон в выходной утром не для вас. Займите это время более полезными вещами.

Единственные время, что вы можете потратить на работу в выходные, – это тридцать минут для планирования следующей недели. В течение недели ваш график будет наполняться новыми задачами, но именно в выходные вы решите, какие из них более важные, какие можно подвинуть, а что вообще проще и лучше отложить до лучших времен. Оптимальное время для составления планов – вечер воскресенья, когда впереди только душ и сон. Вы можете взять блокнот и записать все то, что вы хотите сделать на следующей неделе. Кроме того, продуктивный человек обязательно утром открывает ежедневник и расписывает дела на день.

Еще одним мощным инструментом для улучшения вашей эффективности является визуализация.

Визуализация – это процесс творческого мышления, полет фантазии, когда вы мечтаете, создавая цель.

В чем суть визуализации? Когда вы четко представляете себе конечную цель, вы будете больше стремиться к результату. Хотя тут мнения разнятся. Кто-то считает, что визуализация – это пустые мечты, которые ни к чему вас не приведут.

Самое главное, когда вы пытаетесь представлять свою цель, не просто видеть мечту, а соотнести себя с ней. Например, вы хотите купить автомобиль. Представили, какого он будет цвета? Модель? Цена? А теперь вообразите себя за рулем этого автомобиля. Представьте, как в салоне пахнет новая кожа, как красиво блестит и переливается хром на деталях. Себя вы меняете вместе с автомобилем: разве в роскошном авто может сидеть неудачник в нечищеных туфлях и старом костюме? Нет! За рулем сидит успешный человек.

Кстати пользу визуализации доказали и британские ученые. Группа испытуемых под присмотром ученых научилась влиять на свои болевые ощущения посредством визуализации.

Развитие интеллекта напрямую связано с эффективностью. Представим, у вас ежедневно есть миллион дел. К примеру, мы не умели читать – научились. Водить машину – это тоже навык, которому вы обучались на протяжении какого то времени. То, чему мы учимся и как это применяем, и есть стратегия нашего интеллектуального развития. Важно оценить, каких навыков вам не хватает, и восполнять пробелы по мере возникающей необходимости.

С чего нужно начинать? Посмотрите вокруг себя. Какие люди вас окружают? Кто из тех, кто вас окружает, добился тех планов, которые строите вы? Если они сделали то, о чем вы еще только мечтаете, значит, их интеллектуальная стратегия была лучше. Посмотрите и попробуйте узнать, как они добились того, что имели. Ведь их схема явно работает, а значит, и вы можете пойти аналогичным путем.

Не ожидайте манны небесной. Ничего не бывает сразу. Когда вы учились водить автомобиль, вы же не сразу сели и поехали? Сначала всегда будет пробы и ошибки.

Еще один навык личной продуктивности – это умение контролировать себя, других людей и свои задачи. Всегда будьте честны с собой. Никогда не выдавайте желаемое за действительное. Иначе никогда не добьетесь результата. Всегда опирайтесь на цифры и факты в своих целях. Только оперируя точными расчетами, вы составите и реальные планы.

Помните, что контроль – это постоянная величина. Не бывает так, что сегодня вы следите за процессом, а завтра вам это надоело и вы выпустили вожжи из рук. Нет, важна система, а система – это постоянство.

Самый сложной контроль – внутренний. Себе всегда можно многое простить и многое не заметить. Не давайте себе поблажек.

С чего начинается контроль? Выберите то, что нуждается в ежедневном контроле. Не берите много показателей. Достаточно будет пары. Всегда четко понимайте, какие итоги должны быть. Результаты должны быть измеримыми. Создайте документ, в котором будут отображены ваши итоги. Обязательно замеряйте результаты и записывайте выводы, Отмечайте день роста результата.

И последний ключевой фактор эффективных методик личной эффективности – мотивация.

Знаете, сколько проектов кануло в небытиЕ только потому, что у их начинателей кончилась мотивация? Это важно на самом деле. Первый запал пройдет быстро, дальше начнется работа и именно тут нужно себя мотивировать.

Вопрос, который вы всегда будете задавать себе: «Почему это важно для меня?» Причем факторы, которые вы выбираете, должны быть действительно важными. Обоснуйте их для себя. Знаете, почему люди вообще работают? Да, деньги важный фактор, с этим сложно поспорить. Но ваша конечная цель – удовлетворение от проделанной работы, саморазвитие.

Но именно на пути к цели вы выходите из зоны комфорта, и тогда начинаются проблемы. Часто именно на этом этапе многие прекращают что-то делать. Как с этим бороться? Сложно будет всегда, но постарайтесь, чтобы ваш дискомфорт был совмещен с чем-то приятным, например, покупкой мелочи, которой вы вознаградите себя за результат, или походом в театр. Придумайте для себя мотиватор, который будет реально важен для вас. Запомните – для вас движение вперед должно быть более привлекательным, чем путь назад. Идти вперед и что-то менять – всегда страшно, нужно сделать так, чтобы путь назад был сложнее, чем движение вперед.

Подводя итог всему сказанному, отметим еще вот что. Все ваши начинания напрямую связаны с вашим настроением. Помните, все, что не убивает вас, делает нас сильнее. Ваше настроение напрямую связано с тем, что вы делаете. Когда вы в плохом настроении, то и внимание вы будете обращать только на самое негативное. Помните, что ваше физиологическое состояние напрямую зависит от вашего физического самочувствия. В здоровом теле – здоровый дух. Это важно. Кроме того, ваше настроение связано и с настроением окружающих вас людей. Если вы будете срываться, злиться, то в итоге у всех, кто вас окружает, все будет так же, как и у вас, валиться из рук. Это верно и в обратном направлении. Подумайте! Если вас окружают одни нытики, то, скорее всего, через пару дней работы с ними вы будете так же, как и они, смотреть на все окружающие вас вещи с недовольством и унылым настроем. Оптимисты живут дольше и это научно доказанный факт.