Организация рабочего пространства помогает делать бизнес удобнее. Там, куда легко добраться, легко работать и легко принимать решения, дела идут успешнее.

Работа начинается с местоположения. Офис должен быть удобен не только для бизнеса, но и для людей, которые работают в нем. Если сотрудник тратит много времени на поездки из дома на работу и с работы домой, то энергии на решение текущих задач у него остается меньше. Опоздания, в том числе непреднамеренные, вынуждают руководство реагировать, иначе это будет провоцировать снижение трудовой дисциплины. Ну а реакция руководства на опоздание является демотивирующим фактором.

Есть компании, у которых офис и, например, производство или склад разнесены. Если есть возможность минимизировать расстояние между этими объектами, то надо это сделать. Так вся компания будет действовать как единое целое лучше, чем отдельно взятые подразделения. Перемещения сотрудников в рабочих целях и доступ клиентов в офис или на склад тоже должны быть рациональными.

Организация рабочего места сотрудников, несомненно, влияет на производительность труда. Офисное рабочее место лучше разделить на три зоны.

Первая – зона работы. Там должно быть шесть – девять объектов, не больше, так как наше внимание одновременно может удерживать именно такое количество. Если их становится больше, то сознание проводит кластеризацию объектов и внимание рассеивается. Обычно в рабочей зоне находятся монитор, клавиатура, мышь, телефон, ручка, документ. Есть и другие варианты. На компьютере открыто не более трех окон, чтобы не рассеивать внимание и не перегружать систему. В поле зрения нет других объектов, нет стикеров с задачами на мониторе, коробки с печеньем и т. д.

Вторая зона – зона отдыха. Здесь можно поставить кружку с дымящимся чаем, фотографию семьи, положить открытку с поздравлением, конфеты и т. д. В этой зоне находится все, что повышает настроение сотруднику.

Третья зона – зона ожидания принятия решения. Здесь обычно находится несколько лотков для бумаг. Сюда складываются документы на подпись, документы для ознакомления, документы, которые поступят в работу позднее. Задача зоны: аккумулировать хаос задач, чтобы они не отвлекали сотрудника от работы. Разумеется, в течение рабочего дня или недели запланировано время, чтобы сотрудник смог разобрать все накопленные документы.

Для подразделения лучше задачи визуализировать, например с помощью визуальных досок, это помогает видеть положение вещей и обращать внимание на главное. Можно красным выделять проблемы, зеленым – достижения. Так информация воспринимается более наглядно.