В любом бизнесе есть ряд регулярных затрат, которые приходится повторять раз за разом.

Большинство компаний имеют основные три статьи затрат. Это затраты на аренду, на фонд оплаты труда и производственные издержки.

Из трех статей почти всегда можно оптимизировать две: затраты на аренду и на персонал.

Известно, что, осуществляя бизнес, не надо экономить, надо больше зарабатывать. То есть смотреть шире и дальше, искать возможности увеличения финансового потока компании. Но и здравый смысл никто не отменял.

Иногда компания переезжает в престижный район города, для того чтобы на визитке был написан адрес, вызывающий зависть конкурентов и трепет клиентов. Безусловно, статус привлекает, но лучше сопоставить увеличение затрат на офис с реальной монетизацией от подобного решения.

Стоит помнить, что в этот офис нужно добираться и сотрудникам компании, удобство размещения снижает вероятность опозданий и сокращает время перемещения сотрудников по городу, если в этом есть рабочая необходимость.

При расширении штатного расписания нужно всегда ставить вопрос об эффективности использования уже работающего персонала. Те ли люди выполняют рабочие задачи, помогают ли им работать отлаженные бизнес-процессы? И если все так, то какой экономический эффект получит компания, если возьмет еще одного помощника бухгалтера или координатора в отдел продаж?

Рассматривая должности, не требующие постоянного нахождения в офисе, такие как оператор колл-центров, дизайнер, PRспециалист, проектировщик, в некоторых случаях HR и бухгалтер, стоит рассмотреть вариант удаленной работы, учитывая, разумеется, KPI (ключевые показатели эффективности) и введя методы контроля. С помощью современных коммуникационных технологий, в том числе и бесплатных, вполне возможно организовать такую работу. Содержание удаленных специалистов снижает затраты на аренду площадей, на фонд оплаты труда, позволяет задействовать наиболее организованных сотрудников, а это важно для бизнеса.

Анализируя затраты на средства коммуникации, сотовую связь, Интернет, IP-телефонию, безусловно, стоит отдать предпочтение тем, которые требуют меньших затрат. Если у компании нет ярко выраженной потребности в одном из видов связи, то стоит попробовать организовать работу с помощью более выгодной технологии.

Оптимизации обычно препятствуют два управленческих заблуждения:

• первое – весь персонал должен сидеть в офисе;

• второе – если человек не справляется с объемом задач, то ему нужно взять помощника.

Какой персонал не обязательно должен сидеть в офисе?

Отдел продаж: основные функции – дозваниваться до потенциального клиента и ездить на переговоры, готовить договорные документы и работать с дебиторской задолженностью.

Что им нужно в офисе? Распечатать документы и получить взбучку – если вы набрали лентяев.

Колл-центр: основные функции – ответы на вопросы клиентов и диспетчеризация звонков.

Что им нужно в офисе? Многоканальный телефонный аппарат с гарнитурой.

Отдел планирования-проектирования: основные функции – разработка чертежей, проектов, планов.

Что им нужно в офисе? Компьютер со специальными программами.

Группа системного администратора: основные функции – настройка компьютеров и программного обеспечения.

Что им нужно в офисе? В случае поломки компьютера или сбоя ПО в некоторых случаях нужен прямой доступ к компьютеру. Один дежурный сисадмин справляется с этой задачей.

Служба безопасности: основные функции – обеспечение пропускного режима (контроль охранников или системы доступа), работа по проверке финансовых платежных документов, связи с государственными службами в интересах компании.

Что им нужно в офисе? В некоторых случаях личный инструктаж охраны, первичные финансовые документы, проведение собеседований с кандидатами.

Юридическая служба: основные функции – юридическое сопровождение документооборота, представление интересов компании в суде.

Что им нужно в офисе? Оригиналы входящих договоров для согласования.

Если наладить единую систему планирования и электронный документооборот, подключить средства коммуникации, такие как видеочат, текстовый чат, то это сократит площади офиса. А если набрать команду из самостоятельных людей, то это еще и сократит затраты на фонд оплаты труда.

Что можно оптимизировать в вашем офисе?