Вам трудно сосредоточиться на решении задачи? Часто ли вам кажется, что вы мечетесь туда-сюда, забывая, где нужно в итоге оказаться? Хорошая новость: вы не одиноки. Плохая новость: если вы с этим не справитесь, то останетесь одни (наедине с компанией, едва сводящей концы с концами). В этой главе описаны тактические приемы, которые помогут повысить продуктивность.

Том Питерс, автор книги In Search of Excellence, говорил: нужно быть одержимым только одной манией. Мой первый наставник Грейг Кларк недавно сказал, что настоящее лидерство в том, чтобы говорить «нет» вместо «да» Слово «нет» в ответ на очередной новый проект лучше заставляет сосредоточиться, чем «да».

Если пытаться решать одновременно много задач, вы будете казаться занятым, но результатов не добьетесь. Невозможно получить результат, делая два дела сразу Работая над этим разделом книги, я сижу в номере гостиницы Nita Lake Lodge в Уистлере в полной тишине. Никого вокруг. Никакой музыки. Ни телефона, ни почты. Только я, ноутбук, падающий снег и камин. Идеальная обстановка для того, чтобы сосредоточиться. Найдите обстановку, идеальную для себя, и вперед! Производительность возрастет, а с ней и качество работы. Попробуйте ненадолго отключать мобильный телефон, закрывать электронную почту и сосредотачиваться на проектах понемногу каждый день. Вы удивитесь тому, сколько сумеете сделать.

Создавая 1-800-G0T-JUNK? я часто брал «дни концентрации», один или с Брайаном Скудамором, основателем и генеральным директором. Мы клали ноги на стол и работали в тишине, не отвлекаясь на других людей или на электронную почту Такие дни мы устраивали раз или два в месяц.

Независимо от того, какой компанией вы управляете, попробуйте ввести «дни концентрации». Потратьте немного времени каждый месяц или квартал, чтобы остановиться, посидеть в тишине и задуматься о будущем. Это всегда помогает найти более взвешенные решения.

В такие дни можно задать себе вопросы:

— Какие аспекты деятельности компании требуют еще более четкого фокуса?

— С кем можно было бы установить отношения в компании и вне ее?

— Кто ваши крупнейшие клиенты?

— Как можно увеличить объемы их заказов?

Вы берете тайм-аут, чтобы сосредоточиться, не позволяя повседневным заботам отвлекать вас (посредством ноутбука, почты, телефона)? Я настоятельно рекомендую рассмотреть вариант с отгулом (или даже несколькими) ради концентрации, чтобы, отключившись от всего остального мира, побыть наедине с собой и со своими мыслями.

Смысл управления временем не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы сосредоточить усилия на выполнении самых важных задач в кратчайшие сроки. Все просто! Вас поразит то количество времени и денег, которые удастся сэкономить благодаря правильному управлению временем.

На ваше время и внимание претендуют многие. Одни проблемы и задачи появились только что — их нельзя было спланировать заранее; другие внезапно и срочно потребовали вашего решения. Плюсы эффективного использования времени огромны.

Управление временем — привычка, которая начинается с постановки цели. Без этого вы просто разбрасываетесь.

Перед началом каждой недели, месяца или квартала записывайте все цели, которых хотите достичь в этот период. За полчаса сосредоточенной работы вы тщательно обдумаете и список целей, и способы их достижения. Всегда думайте на шаг вперед, но фокусируйтесь на текущем шаге.

Самое трудное в управлении временем — придерживаться собственного плана. На втором месте — умение понять, когда нужно изменить часть плана, чтобы он не мешал достижению цели.

Как только вы поймете суть процесса, он станет вашей второй натурой. Вот простая схема, как можно сориентироваться и начать заниматься только самыми важными делами, а заодно немного облегчить свой стресс.

Перечислите все, что нужно сделать за конкретный период, на который составляется план. Изложите все до единой мелочи. Ничего не упустите!

Впервые я прочитал этот рассказ около десяти лет назад (в изложении Фрэнка Л. Тиболта, хотя в деловых кругах он был известен задолго до того и описан в книге Наполеона Хилла «Думай и богатей»). Рассказ оказал огромное влияние на мое становление; он сводит подход к повседневным проектам к очень простой формуле.

Эта история пересказана во многих книгах и блогах, но мне лучше знакома только что изложенная версия Ее ценность в том, что она описывает один из простейших способов правильно устанавливать цели. А мне он настолько помог концентрировать усилия, что кроме «пяти дел в день» я ставлю такие цели на квартал, месяц и неделю. Количество главных дел варьирую от трех до пяти в зависимости от направления бизнеса, над которым тружусь в данный момент. Логика проста: чем меньше число, тем более высокой концентрации я намереваюсь достичь Список пяти главных задач на день помогает выполнить несколько критически важных дел вместо того, чтобы распыляться на массу ненужных (И если эта система поможет вашей компании, почему бы и вам не прислать мне однажды чек в благодарность?!).

Теперь позвольте немного развить концепцию «от трех до пяти» Составив список всех дел, поделите их на две группы приоритетности: А и Б Буквой А обозначьте дела, которые помогут вам достичь намеченных целей. Буква Б — для пунктов, которые нужно выполнить по возможности После этого пронумеруйте пункты группы А по степени важности: A1, A2 и так далее. Затем повторите ту же процедуру с группой Б.

Потом внесите каждое из дел в ежедневник с указанием конкретного времени их выполнения. Например: 10:00–11:00: Собеседование с представителем отдела поддержки клиентов (A1).

Помните: занося в ежедневник дела категории А, а затем категории Б, назначайте для них конкретное время, но с запасом на перерывы вроде писем или звонков, потому что от них никуда не денешься. Чтобы не выбиться из графика, нужно заложить в него эти паузы.

Самое трудное — следовать своему же плану. Все мы ловили себя на том, что подчас занимаемся второстепенными задачами, например уборкой или проверкой почты, вместо того чтобы работать над критически важными проектами. Есть фантастическое новое приложение; оно поможет и вам, и вашим сотрудникам сконцентрировать внимание на пяти главных задачах. Называется оно Teamly (www. Teamly. com), и теперь я являюсь консультантом и инвестором этой компании.

Почти столь же трудно понять, когда пора скорректировать свой план. Например, может быть, важнее продолжить телефонный разговор из списка А дольше, чем отведено вашим графиком, чем закончить его вовремя, чтобы приступить к списку Б. Задача А всегда должна быть приоритетнее задачи Б А позиции выше по списку, например A3, всегда имеют приоритет над нижними, скажем над A7.

Планируйте свою работу и не отступайте от плана. Расскажите хотя бы одному человеку, что собираетесь сделать за день: это поможет вам не забывать о намеченных целях.

Постоянно следите за осуществлением плана — раз в день и в месяц. Получается ли у вас достигать цели? Все ли приоритетные задачи выполнены? Обзор сделанного — лучший момент для того, чтобы перенести незавершенные дела группы Б на другой день.

Не слишком ли долго вы задерживаетесь на одной задаче? Если да, то почему? Стоило ли ее выполнять? Есть ли что-нибудь, что можно еще сделать для более качественного управления временем завтра?

Много лет назад я проходил курс Дэна Салливана под названием «Тренер по стратегии», где он обучал нас так называемой уникальной способности. У Дэна теперь вышла книга с тем же названием — Strategic Coach by Dan Sullivan. Моя уникальная способность, как выяснилось, состоит в том, что, помогая предпринимателям осуществлять свои мечты (или делать их обратное планирование), я опираюсь на интуицию. В идеале я бы отдал на откуп штатным и внештатным сотрудникам или вообще прекратил всю работу, кроме той, для которой требуется моя уникальная способность.

Вот как Дэн Салливан определяет такую способность в своей программе «Тренер по стратегии»: «Во-первых, это выдающееся умение, которое замечают и ценят другие люди; во-вторых, нам самим нравится и хочется этим заниматься; в-третьих, реализуя эту способность, мы заряжаемся позитивной энергией и заряжаем ею окружающих; и в-четвертых, мы постоянно совершенствуемся, изыскивая возможности для дальнейшего роста».

Чтобы достичь высокой концентрации, сделайте простое упражнение: оно поможет сосредоточиться только на пунктах, для которых требуется ваша уникальная способность.

Составьте в Excel список всех дел, которыми занимаетесь каждый день и неделю. Я обычно представляю себе, будто кто-то снимает на видео, как я работаю весь день в течение месяца, и в уме прокручиваю этот фильм, записывая свои занятия. Теперь занесите их в первую колонку таблицы. Во втором столбце напишите одну из букв, обозначающих уровень ваших навыков, необходимых для выполнения задачи:

Н = «некомпетентен» (вы в этом полный профан).

К = «компетентен» (вы прилично в этом разбираетесь).

О = «отлично» (вы выдающийся специалист в этом, но не любите этим заниматься).

У = «уникальная способность» (см. определение Дэна на предыдущей странице).

В третьем столбце напишите, сколько бы вы платили в час сотруднику, который занимался каждым делом весь рабочий день.

Затем начинайте срочно делегировать или передавать подрядчикам самые низкооплачиваемые задачи, а также те, против которых вы поставили себе «Н» или «К».

Так вы скоро научитесь сосредотачиваться именно на том, что вам необходимо делать для роста вашей компании

В течение многих лет я веду и постоянно обновляю список советов, как не терять фокуса Каждые полгода перечитываю его. Это подстегивает меня и повышает мою продуктивность. Надеюсь, какие-то из этих идей помогут и вам, и вашей команде не распылять свое внимание.

Дышите. Во время своей лекции великолепный оратор Виктория Лабалм процитировала знаменитого мима Марселя Марсо, у которого сама училась: «Дышите, дышите».

Удивительно, насколько помогает сосредоточиться простой способ — остановиться и начать дышать, как в йоге.

Уплотните время. Представьте, будто у вас всего два часа в день на работу. За какие три-пять дел вы взялись бы в эти два часа? Определив это, делегируйте или забудьте все остальное, чем сейчас занимаетесь, и начните делать только те самые важные вещи — весь день и каждый день.

Съешьте что-нибудь! Трудно сосредоточиться, когда в животе урчит, поэтому перекусите, прежде чем приступать к работе над приоритетными задачами. Вы не только избавитесь от мыслей о еде — здоровая пища придаст вам больше сил и поможет лучше соображать Этот совет дала мне Кэти Стакер, и я всегда это помню.

Не смотрите в почту. Почта — один из самых верных способов убить время. Начните день с работы над одним из пяти приоритетных проектов. Почту проверяйте в 14:00, не раньше. Она может подождать. Как только вы начинаете ее проверять, возникнет опасность увязнуть в ней в ущерб продуктивности. Как-то раз в 9:00 я разослал своим непосредственным подчиненным одно и то же письмо: «Не говори никому и приходи прямо сейчас в переговорную, я тебя жду». Затем не спеша прошел в переговорную. Не прошло и трех минут, как шестеро из восьми были там. Другие двое подошли в течение следующих пяти минут. Мы все поняли, что они не сосредоточены на важном — их отвлекает почта. Я повторял подобный тест на директорах, которых консультирую и обучаю. Большинство из них тут же мне перезванивали, как я и просил в письме. Однако были и такие, кто звонил только на следующий день со словами: «Прости, не смог позвонить раньше: я делаю то, что ты мне сказал, и не проверяю почту». Это именно то, что нужно! У вас в компании, возможно, есть пара сотрудников, которым необходимо постоянно следить за входящими сообщениями, но большинству незачем торчать в почте постоянно.

Пусть вами движет страх. Ничто не помогает сосредоточиться лучше, чем страх. Под этим я подразумеваю разумный страх и опасение за успех в конкурентной борьбе, а не паранойю.

Сведите к минимуму отвлекающие факторы. «Бардак на столе — бардак в голове». Чем больше беспорядка на рабочем столе и на стенах вокруг вас, тем больше вы отвлекаетесь. Порядок, наоборот, помогает сосредоточиться.

Наденьте наушники. Наденьте их, включите хорошую музыку — и за работу. Я становлюсь гиперпродуктивным, когда слушаю музыку в стиле пситранс. Она помогает мне выложиться по максимуму и сосредоточиться Найдите свою музыку и слушайте ее.

Поощряйте себя. Разбейте проект на отдельные части. По окончании каждой части позволяйте себе маленькие удовольствия, например поход в бар или ресторан. Я не позволяю себе выпить бокал вина за ужином, если не написал пять главных дел на завтра.

Заводите будильник. Совет может показаться диким, но это работает. Устанавливайте таймер на тридцать минут и занимайтесь одним делом, пока время не закончится.

Убивайте «дракона». Каждый день выявляйте большую и ужасную задачу, которую необходимо выполнить. Начните с нее. Как только вы сделаете то, чего так боялись, остальные покажутся мелочами. Помимо прочего, это придаст уверенности в себе.

Расскажите еще двоим. Расскажите еще двоим людям о том, что и к какому сроку собираетесь сделать. Озвучьте конкретные даты и результаты. Если эти двое — ваши подчиненные, пусть они тоже расскажут вам о том, какие ключевые проекты собираются выполнить в этот день. Это прекрасный пример того, когда консультант может оказать предпринимателю действительно ощутимую помощь.

Отключите трезвон. Отключите уведомления на всех своих гаджетах. Когда вы пытаетесь сосредоточиться, совершенно не нужно, чтобы кто-то отвлекал ваше внимание. Миллионы звоночков, писков и всплывающих окон только мешают вашей продуктивной работе.

Записывайте. Знаете фразу «С глаз долой — из сердца вон»? Она актуальна и для списка ваших повседневных дел, поэтому записывайте свои ежедневные и еженедельные планы на доске, на листочках Post-it, прикрепляя их потом к монитору. Я пользуюсь приложением Stickies на «Маке». Когда целый день упираешься взглядом в список главных проектов, это дисциплинирует.

Даже если вы способны свернуть горы, невозможно воплотить «картину» в одиночку. Это, вероятно, самое трудное: найти помощь еще до того, как она вам понадобится. Давайте посмотрим, как вашей цели может способствовать консультативный совет.