Написание жалобы: основные моменты
Переходим от теории к практике. В первую очередь, необходимо помнить о том, что, в зависимости от того, как жалоба написана, она может производить либо сильный, либо слабый эффект. Плохо написанная жалоба может даже, наоборот, навредить вам. Итак, по пунктам, на что стоит обратить внимание…
Стиль изложения
Все жалобы пишутся исключительно в официально-деловом стиле, который характеризуется присущими ему особенностями. Подробнее об этих особенностях вы можете прочитать ниже.
Официально-деловой стиль создания текстов
Знание этого стиля – не только полезная и нужная в повседневной жизни вещь, но может оказаться ещё и прибыльной, ведь такие, грамотно составленные, тексты сейчас в большой цене, и за них некоторые заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в вашу сторону, позволив вам получить преимущества или избежать затрат. А это очень актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют именно грамотно составленные деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.
Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по вашей жалобе. В зависимости от того, насколько грамотно она будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.
Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:
● юриспруденции;
● экономике;
● правительственных кругах;
● сфере рекламы;
● международных отношениях.
Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если вы составляете официальные тексты для других людей.
Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.
1. Официально-деловой стиль: Качественный объем
Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что вы работаете в службе, которая принимает жалобы потребителей товаров и услуг. Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.
Пример официально-делового стиля № 1
Неверно: А потом озлобленный Сидоров как разгонится, да с размаху как въехал битой по машине Петрова, проклиная его безбожно.
Верно: Сидоров ударил по машине Петрова битой.
2. Официально-деловой стиль: Эмоциональность
Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, ее текст не должен иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Не важно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник, – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.
Пример официально-делового стиля № 2
Неверно: А затем этот подлец и мерзавец, негодяй и поскуда Пупкин написал на моём заборе, такое, что даже написать невозможно… Он красной краской написал такое, что вам даже и не снилось в страшном сне, а потом убежал, зараза! Представьте только себе такое!!!
Верно: Пупкин, используя красную краску, написал на моём заборе нецензурные фразы, после чего скрылся.
3. Официально-деловой стиль: Лексика
Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:
● на основании…
● в соответствии с…
● исходя из…
● за счет…
● по той причине, что…
● в силу…
И так далее. Кроме того, официально-деловой стиль предполагает использование аббревиатур и терминов, характерных для той сферы, в которой они употребляются, без раскрытия их значений.
Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.
Пример официально-делового стиля № 3
Исходя из письменного заявления Петрова И.И., принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «ПетровКомпани», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Петрова И.И. в размере 1 0000 (одного миллиона) рублей.
4. Официально-деловой стиль: Структура
Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу.
Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.
Пример официально-делового стиля № 4
В соответствии с постановлением № 5 от 28 апреля 2013 года отменяются положения, принятые на XXII съезде работников чулочной промышленности, которые предусматривали единый шаблон для выполнения массовой продукции, для индивидуальных предпринимателей, прошедших государственную регистрацию до 1 апреля 2013 года и имеющих при себе удостоверение личности, хозяйственный договор, и сертификат на производство чулочной продукции в течение года.
Итак, подведем итоги. Официально-деловой стиль характеризуется:
● жесткой логической структурой;
● отсутствием эмоциональности;
● конкретикой и фактами;
● соответствующей терминологией и оборотами;
● местоимениями от первого лица.
Умение создавать тексты делового стиля позволит вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.
Отсутствие эмоций
Если вы всё же, взвесив все «за» и «против», собрались писать жалобу, то помните, что в этом деле самое первое и важнейшее правило: в написанном тексте эмоции должны быть сведены к минимуму. Только холодный, расчётливый и бьющий с плеча текст. Более половины людей, которые пишут жалобы, вливают в них весь свой гнев, все свои переживания и расстроенные чувства. Эмоции тут не только неуместны, но чаще всего могут нанести и вред.
Один мой знакомый купил как-то в магазине некачественный товар, после чего потребовал вернуть деньги. Администратор магазина в ответ нахамил и выставил из магазина, наотрез отказавшись компенсировать денежные затраты.
Тогда знакомый написал гневную жалобу, в которой с такими эмоциями описал общение с администратором, что это дало возможность администратору выкрутиться из положения, пояснив, что приходил неврастеничный сутяга, который придирался ко всему и устроил скандал. Предполагаю, что администратор потом с воодушевлением рассказывала о том, что отстаивала, в первую очередь, честь и интересы магазина, была с покупателем предельно вежлива и тактична, однако распоясавшегося мужчину было не унять. Словом, дело замяли, но неприятный осадок остался.
После этого я дал несколько рекомендаций своему знакомому. Поскольку на дворе стояло лето, и продукты быстро портятся, то случай отыграться представился уже очень скоро. Мой знакомый написал жалобу на некачественный товар жёстко, холодно, оперируя только фактами, указав на нарушение сроков реализации товара и условий хранения.
Впоследствии он с нескрываемым восторгом описывал мне, как кардинально изменилось отношение к нему со стороны администратора. Злоба и высокомерие испарились мигом, сотрудница магазина бегала за ним, как услужливый пёсик, и в слезах просила забрать жалобу, обещая вернуть деньги. И это был просто замечательный результат!
Конечно, секрет таких метаморфоз кроется в самой жалобе, пример которой вы найдете ниже, в качестве примера написания жалобы.
Только аргументы и факты
Чем больше в жалобе аргументов, тем сильнее от нее эффект. Большой объем воды на киселе никому не нужен и сильно раздражает тех, кто эти жалобы каждый день разгребает десятками.
Садясь писать жалобу, помните, что ее будет читать человек, которому на ваши проблемы плевать с высокой колокольни. Это по умолчанию. Вот почему крайне важно объективными доводами показать, что ваша жалоба – не просто слезливая бумажка с необъективными жалобами. Вы должны показать, что она имеет реальный вес. Для этого необходимо представлять сухие доводы, можно даже подгоняя их в нужном вам направлении.
Например, можно взять на вооружение следующие обороты:
● что приводит к…
● что дискредитирует…
● что негативно сказывается на…
● что представляет угрозу для…
И так далее…
Эффективный объем
Начиная писать жалобу, помните, что чем больше у нее будет объем, тем меньше вероятность, что ее прочитают целиком. В лучшем случае – ее просто просмотрят. Поэтому постарайтесь донести основные факты в максимально сжатой форме.
В то же время слишком короткая жалоба, без объективных обоснований, тоже не произведет никакого эффекта. Вот поче– му ни в первом, ни во втором случае не стоит бросаться в крайности.
